24 grudnia 2025 r. wejdzie w życie pierwsza nowelizacja Kodeksu pracy, która wprowadzi podstawowe elementy transparentności płac na etapie rekrutacji.

Pełnego wdrożenia Dyrektywy należy spodziewać się do 7 czerwca 2026 r. Do tego dnia Polska ma obowiązek wdrożyć wszystkie pozostałe przepisy wynikające z unijnego aktu Pierwszy projekt ustawy implementującej te zmiany  ma być ogłoszony przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na przełomie III i IV kwartału 2025 r.

Nowe przepisy o transparentności płac będą miały bardzo szeroki zakres i obejmą praktycznie wszystkich pracodawców w Polsce. Nie ma znaczenia, czy prowadzisz małą firmę zatrudniającą kilku pracowników, czy zarządzasz dużą korporacją – podstawowe obowiązki będą dotyczyć każdego.

Transparentność dla wszystkich pracodawców

Każdy podmiot zatrudniający pracowników – od jednoosobowej działalności gospodarczej po międzynarodowe korporacje – będzie zobowiązany do wprowadzenia transparentności już na etapie rekrutacji. Dotyczy to również instytucji publicznych, urzędów, szkół czy szpitali. Forma prawna nie ma znaczenia – niezależnie od tego, czy jest to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, czy działalność gospodarcza, nowe zasady będą miały zastosowanie.

Obowiązki wspólne dla wszystkich

Każdy pracodawca będzie zobowiązany do:

• podawania wysokości wynagrodzenia lub jego przedziału (“widełek”) na etapie rekrutacji,

• niezadawania pytań o wysokość wynagrodzenia w poprzednich miejscach pracy,

• informowania pracowników o kryteriach, na podstawie których ustalane są wynagrodzenia w firmie.

Dodatkowe obowiązki dla większych firm

Firmy zatrudniające ponad 100 osób będą objęte dodatkowymi wymogami. Wśród nowych obowiązków znajdą się m. in.:

• regularna analiza i publikacja danych pokazujących, czy kobiety i mężczyźni zarabiają tyle samo za podobną pracę,

• przeprowadzenie szczegółowego badania przyczyn sytuacji, w której różnice w wynagrodzeniach przekroczą 5%,

• podjęcie działań naprawczych w przypadku stwierdzonych nierówności.

24 grudnia 2025 r. wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie transparentności płac. Nowe przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek informowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie o:

• wysokości wynagrodzenia (lub jego przedziale), ustalonego na podstawie obiektywnych i neutralnych kryteriów – w szczególności z uwzględnieniem zasady równości płci,

• postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – jeśli takie obowiązują.

Informacja musi być przekazana z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby kandydat mógł się z nią swobodnie zapoznać.

Choć nowelizacja Kodeksu pracy implementuje na razie niewielki fragment Dyrektywy, już teraz wymaga przeglądu procesów rekrutacyjnych i dokumentacji.

Co istotne – pełna implementacja Dyrektywy, nad którą polski rząd obecnie pracuje, będzie wymagała znacznie szerszych działań, w tym prowadzenia analizy luk płacowych, raportowania i transparentności systemów wynagradzania, a także opracowania nowej komunikacji z pracownikami oraz ich przedstawicielami.

Co warto teraz zrobić?

• zapoznać się z nowymi obowiązkami wynikającymi z Dyrektywy UE oraz nowelizacji Kodeksu pracy i zaplanować prace nad ich wdrożeniem,

• zweryfikować procesy rekrutacyjne pod kątem spełnienia wymogów nowelizacji Kodeksu pracy,

• ocenić wewnętrzne przepisy o wynagradzaniu pod kątem równości płac, przeprowadzić audyt systemu wynagrodzeń i zdiagnozować ewentualne luki płacowe,

• zbudować strategię komunikacji z pracownikami w zakresie polityki wynagrodzeń i zmian wynikających z Dyrektywy,

• zapoznać przedstawicieli pracowników z ich rolą w procesie weryfikacji płac w organizacji,

• ustalić i ustandaryzować przedziały wynagrodzeń w ogłoszeniach o pracę.

Dyrektywa nie dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych – umów zlecenia, umów o współpracy i umów o dzieło, o ile rzeczywiście mają charakter cywilnoprawny.

W przypadku stażystów i praktykantów kluczowe znaczenie ma forma zatrudnienia. Jeśli są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, Dyrektywa znajdzie do nich zastosowanie. W przypadku innych form współpracy, tj. zatrudnienia niepracowniczego, osoby te nie będą objęte zakresem Dyrektywy.

W odniesieniu do pracowników tymczasowych, Dyrektywa wskazuje, że podlegają oni jej zakresowi niezależnie od podstawy zatrudnienia. Wydaje się, że na gruncie prawa krajowego ta kwestia zostanie doprecyzowana i – podobnie jak w przypadku stażystów i praktykantów – zastosowanie Dyrektywy ograniczone zostanie do osób pozostających z agencją pracy tymczasowej w stosunku pracy.

Pracodawca ma prawo zdecydować, na którym etapie rekrutacji przekaże informację o wynagrodzeniu. Może to zrobić:

• już w ogłoszeniu o pracę,

• przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli ogłoszenie nie zostało opublikowane lub nie zawierało tej informacji,

• przed nawiązaniem stosunku pracy, jeżeli wcześniej nie ujawniono tej informacji ani w ogłoszeniu, ani podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Pracodawca decydując o momencie ujawnienia informacji powinien pamiętać, żeby dać kandydatowi czas na zapoznanie się z taką informacją, mając na względzie świadome i przejrzyste negocjacje.

Pracodawca powinien przekazać kandydatowi informację o:

• wysokości wynagrodzenia – w formie konkretnej kwoty początkowej lub przedziału (widełek płacowych),

• postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, jeśli regulują kwestie dotyczące wynagrodzenia.

Pod pojęciem wynagrodzenia należy rozumieć wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, oraz inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub innej niż pieniężna.

Kandydat tym samym powinien dowiedzieć się nie tylko o wysokości wynagrodzenia podstawowego, ale także o premiach (lub zasadach ich ustalania), benefitach, nagrodach jubileuszowych, odprawach pieniężnych, oraz finansowaniu lub zwrocie kosztów szkoleń.