Aby zapewnić organizacji zgodność procesu rekrutacji z nowymi wymogami, warto wdrożyć kompleksowe podejście obejmujące kilka kluczowych obszarów: 

1. Dokonanie aktualizacji wzorów ogłoszeń o pracę, poprzez dostosowanie szablonów ogłoszeń, tak by zawierały neutralne, nieodnoszące się do płci nazwy stanowisk oraz jasne informacje o początkowym wynagrodzeniu (jeżeli pracodawca będzie udostępniał te informacje w ogłoszeniu); 

2. Weryfikacja polityki wynagrodzeń w celu zapewnienia by wynagrodzenia były oparte na obiektywnych i neutralnych kryteriach, które można uzasadnić np. wykształceniem, doświadczeniem, zakresem obowiązków, poziomem odpowiedzialności; 

3. Przeprowadzenie weryfikacji nazw stanowisk i powiązanej z tym dokumentacji, tak aby były one neutralne pod względem płci;  

4. Weryfikacja formularzy rekrutacyjnych i scenariuszy rozmów kwalifikacyjnych w celu usunięcia z nich ewentualnych pytań o historię zarobków kandydata lub sytuację osobistą; 

5. Przeprowadzenie szkolenia działów HR i osób biorących udział w rekrutacji w zakresie nowych obowiązków informacyjnych oraz nowych zasad komunikacji z kandydatami.  

Tak, od momentu wejścia w życie znowelizowanego art. 18 (3c) par. 3 Kodeksu pracy, każde ogłoszenie o pracę musi zostać dostosowane do zasad neutralności językowej. Obejmuje to w szczególności: 

1. ogłoszenia publikowane w mediach społecznościowych, 

2. oferty przesyłane przez agencje rekrutacyjne działające w imieniu pracodawcy, 

3. treści podawane na stronie internetowej pracodawcy związane z rekrutacją. 

Nowy przepis nie odróżnia rekrutacji wewnętrznej od zewnętrznej. Zatem zastosowanie znajdą powyższe reguły i to pracodawca będzie mógł zdecydować, na którym etapie rekrutacji przekaże kandydatom wewnętrznym te informacje.  

Dyrektywa to kompleksowy akt prawny, który ma na celu walkę z dyskryminacją płacową ze względu na płeć. Stanowi odpowiedź na utrzymującą się lukę płacową w całej Unii Europejskiej, gdzie kobiety, według Eurostatu, zarabiają średnio o 13% mniej niż mężczyźni za porównywalną pracę. W Polsce luka płacowa wynosi 7,8%.

Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do wprowadzenia zmian w prawie, które zapewnią:

• równe wynagrodzenie za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, bez względu na płeć,

• skuteczne mechanizmy egzekwowania zasady równości płacowej.

Implementacja Dyrektywy wprowadzi istotne zmiany w kilku obszarach:

• zapewni większą przejrzystość wynagrodzeń już na etapie rekrutacji,

• zagwarantuje pracownikom prawo do szczegółowej informacji o wynagrodzeniach,

• nałoży na pracodawców nowe obowiązki raportowania różnic płacowych,

• wzmocni rolę przedstawicieli pracowników w procesach równościowych,

• zwiększy ochronę przed dyskryminacją płacową,

• wprowadzi zbiorowe mechanizmy dochodzenia roszczeń.

24 grudnia 2025 r. wejdzie w życie pierwsza nowelizacja Kodeksu pracy, która wprowadzi podstawowe elementy transparentności płac na etapie rekrutacji.

Pełnego wdrożenia Dyrektywy należy spodziewać się do 7 czerwca 2026 r. Do tego dnia Polska ma obowiązek wdrożyć wszystkie pozostałe przepisy wynikające z unijnego aktu Pierwszy projekt ustawy implementującej te zmiany  ma być ogłoszony przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na przełomie III i IV kwartału 2025 r.

Nowe przepisy o transparentności płac będą miały bardzo szeroki zakres i obejmą praktycznie wszystkich pracodawców w Polsce. Nie ma znaczenia, czy prowadzisz małą firmę zatrudniającą kilku pracowników, czy zarządzasz dużą korporacją – podstawowe obowiązki będą dotyczyć każdego.

Transparentność dla wszystkich pracodawców

Każdy podmiot zatrudniający pracowników – od jednoosobowej działalności gospodarczej po międzynarodowe korporacje – będzie zobowiązany do wprowadzenia transparentności już na etapie rekrutacji. Dotyczy to również instytucji publicznych, urzędów, szkół czy szpitali. Forma prawna nie ma znaczenia – niezależnie od tego, czy jest to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, czy działalność gospodarcza, nowe zasady będą miały zastosowanie.

Obowiązki wspólne dla wszystkich

Każdy pracodawca będzie zobowiązany do:

• podawania wysokości wynagrodzenia lub jego przedziału (“widełek”) na etapie rekrutacji,

• niezadawania pytań o wysokość wynagrodzenia w poprzednich miejscach pracy,

• informowania pracowników o kryteriach, na podstawie których ustalane są wynagrodzenia w firmie.

Dodatkowe obowiązki dla większych firm

Firmy zatrudniające ponad 100 osób będą objęte dodatkowymi wymogami. Wśród nowych obowiązków znajdą się m. in.:

• regularna analiza i publikacja danych pokazujących, czy kobiety i mężczyźni zarabiają tyle samo za podobną pracę,

• przeprowadzenie szczegółowego badania przyczyn sytuacji, w której różnice w wynagrodzeniach przekroczą 5%,

• podjęcie działań naprawczych w przypadku stwierdzonych nierówności.

24 grudnia 2025 r. wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie transparentności płac. Nowe przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek informowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie o:

• wysokości wynagrodzenia (lub jego przedziale), ustalonego na podstawie obiektywnych i neutralnych kryteriów – w szczególności z uwzględnieniem zasady równości płci,

• postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – jeśli takie obowiązują.

Informacja musi być przekazana z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby kandydat mógł się z nią swobodnie zapoznać.

Choć nowelizacja Kodeksu pracy implementuje na razie niewielki fragment Dyrektywy, już teraz wymaga przeglądu procesów rekrutacyjnych i dokumentacji.

Co istotne – pełna implementacja Dyrektywy, nad którą polski rząd obecnie pracuje, będzie wymagała znacznie szerszych działań, w tym prowadzenia analizy luk płacowych, raportowania i transparentności systemów wynagradzania, a także opracowania nowej komunikacji z pracownikami oraz ich przedstawicielami.

Co warto teraz zrobić?

• zapoznać się z nowymi obowiązkami wynikającymi z Dyrektywy UE oraz nowelizacji Kodeksu pracy i zaplanować prace nad ich wdrożeniem,

• zweryfikować procesy rekrutacyjne pod kątem spełnienia wymogów nowelizacji Kodeksu pracy,

• ocenić wewnętrzne przepisy o wynagradzaniu pod kątem równości płac, przeprowadzić audyt systemu wynagrodzeń i zdiagnozować ewentualne luki płacowe,

• zbudować strategię komunikacji z pracownikami w zakresie polityki wynagrodzeń i zmian wynikających z Dyrektywy,

• zapoznać przedstawicieli pracowników z ich rolą w procesie weryfikacji płac w organizacji,

• ustalić i ustandaryzować przedziały wynagrodzeń w ogłoszeniach o pracę.

Dyrektywa nie dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych – umów zlecenia, umów o współpracy i umów o dzieło, o ile rzeczywiście mają charakter cywilnoprawny.

W przypadku stażystów i praktykantów kluczowe znaczenie ma forma zatrudnienia. Jeśli są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, Dyrektywa znajdzie do nich zastosowanie. W przypadku innych form współpracy, tj. zatrudnienia niepracowniczego, osoby te nie będą objęte zakresem Dyrektywy.

W odniesieniu do pracowników tymczasowych, Dyrektywa wskazuje, że podlegają oni jej zakresowi niezależnie od podstawy zatrudnienia. Wydaje się, że na gruncie prawa krajowego ta kwestia zostanie doprecyzowana i – podobnie jak w przypadku stażystów i praktykantów – zastosowanie Dyrektywy ograniczone zostanie do osób pozostających z agencją pracy tymczasowej w stosunku pracy.

Pracodawca ma prawo zdecydować, na którym etapie rekrutacji przekaże informację o wynagrodzeniu. Może to zrobić:

• już w ogłoszeniu o pracę,

• przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli ogłoszenie nie zostało opublikowane lub nie zawierało tej informacji,

• przed nawiązaniem stosunku pracy, jeżeli wcześniej nie ujawniono tej informacji ani w ogłoszeniu, ani podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Pracodawca decydując o momencie ujawnienia informacji powinien pamiętać, żeby dać kandydatowi czas na zapoznanie się z taką informacją, mając na względzie świadome i przejrzyste negocjacje.

Pracodawca powinien przekazać kandydatowi informację o:

• wysokości wynagrodzenia – w formie konkretnej kwoty początkowej lub przedziału (widełek płacowych),

• postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, jeśli regulują kwestie dotyczące wynagrodzenia.

Pod pojęciem wynagrodzenia należy rozumieć wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, oraz inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub innej niż pieniężna.

Kandydat tym samym powinien dowiedzieć się nie tylko o wysokości wynagrodzenia podstawowego, ale także o premiach (lub zasadach ich ustalania), benefitach, nagrodach jubileuszowych, odprawach pieniężnych, oraz finansowaniu lub zwrocie kosztów szkoleń.

Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje, że zarówno ogłoszenie o naborze, jak i nazwy oferowanych stanowisk powinny być neutralne płciowo, zaś sam proces rekrutacyjny powinien przebiegać zgodnie z zasadą niedyskryminacji.

W praktyce, oznacza to, że z publikowanych ogłoszeń  i późniejszej komunikacji powinno jasno wynikać, że praca może być wykonywana przez osobę dowolnej płci.

Pracodawcy będą musieli także podawać podwójne nazwy stanowisk (w rodzaju męskim i żeńskim), a tam, gdzie nie będzie to możliwe, konieczne będzie posłużenie się  nazwą opisową stanowiska.

Ponadto, sam proces rekrutacyjny musi być wolny od wszelkiego typu dyskryminacji, w tym ze względu na płeć. Oznacza to m.in. zakaz zadawania pytań o sytuację prywatną czy plany rodzinne kandydata do pracy, a także sugerowania, że preferowana jest kandydatura osoby określonej płci.

Język polski, ze względu na swą specyfikę, nie ułatwia tworzenia i stosowania form neutralnych pod względem płci (rodzaju), jednak przepisy pozostawiają pracodawcom swobodę w doborze rozwiązań.

Można przy tym skorzystać z dostępnych bezpłatnie opracowań językoznawczych  – takich jak np. „Inkluzywny narzędziownik stanowisk, funkcji i zawodów w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (słownik fleksyjno-słowotwórczy)”.

Przykładami możliwych rozwiązań językowych zapewniających neutralność płciową są:

• maskulatyw i feminatyw występujące obok siebie z zastosowaniem „podłogi” lub ukośnika – np. fotograf_ka, kierowca/kierowczyni, spawacz_ka, pielęgniarz/-arka, strażak/strażaczka, księgowy/-wa, admin_ka;

• generyczny maskulatyw ze skrótowym dopiskiem wskazującym dwie płcie – np. fotograf (m/k), kierowca (m/k), spawacz (m/k), pielęgniarz (m/k), strażak (m/k), księgowy (m/k) – albo dopiskiem wskazującym wszystkie płcie (k/m/d) lub (x);

• osobatyw – np. osoba fotografująca, kierująca, spawająca, strażacka, księgowa, administrująca.

  Pracodawca może przyjąć taką formę językową, która najlepiej odpowiada charakterowi organizacji. Warto przy tym pamiętać, że nie ma konieczności stosowania jednej, spójnej formy we wszystkich nazwach stanowisk – dopuszczalne jest ich różnicowanie w zależności od kontekstu.

Obecne przepisy nie wymagają, aby  w umowach o pracę lub w wewnętrznej komunikacji stosować nazwy stanowisk wskazujące na płeć pracownika.

Biorąc jednak pod uwagę tendencje rynkowe i dobre praktyki, warto rozważyć stopniowe wprowadzanie do dokumentacji pracowniczej form nazw stanowisk preferowanych przez pracownika/pracownicę.