e-Umowy coraz bliżej – co muszą wiedzieć pracodawcy?

Zbliżający się czerwiec może przynieść informacje na temat wyczekiwanej zmiany w funkcjonowaniu najmniejszych pracodawców. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiedziało, że jeszcze przed wakacjami ogłosi termin uruchomienia systemu e-Umowy – bezpłatnego narzędzia do zawierania i obsługi umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych. Choć system formalnie ma ruszyć najpóźniej dopiero w styczniu 2026 r., jego wcześniejsze wdrożenie może znacząco ułatwić życie zarówno pracodawcom, jak i pracownikom.

Kto skorzysta z e-Umów?

Zgodnie z obowiązującą ustawą z 16 listopada 2022 r., system e-Umowy przeznaczony będzie dla mikroprzedsiębiorców, rolników, osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz podmiotów zatrudniających do 9 osób. To właśnie te grupy zyskają dostęp do narzędzia umożliwiającego zawieranie, modyfikowanie i rozwiązywanie umów w pełni elektronicznie – bez konieczności drukowania dokumentów.

Nowelizacja zanim system ruszył

Choć system e-Umowy wciąż znajduje się w fazie testów i nie został jeszcze uruchomiony, już trwają prace nad nowelizacją samej ustawy. To efekt dynamicznego rozwoju projektu i rosnących oczekiwań ze strony rynku pracy. Ministerstwo planuje rozszerzyć katalog użytkowników oraz rodzajów umów, które będzie można obsługiwać w systemie. Po wejściu w życie nowelizacji z e-Umów będą mogli korzystać wszyscy pracodawcy – niezależnie od wielkości firmy czy formy prawnej – a także zawierać umowy o zakazie konkurencji, szkoleniowe, o wolontariat czy o współodpowiedzialności materialnej.

Planowana zmiana przepisów zakłada również zmianę nazwy ustawy – z obecnej „ustawa o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów” na bardziej intuicyjną: „ustawa o e-umowach”. To symboliczny krok w kierunku cyfryzacji procesów kadrowych.

Jak będzie działać system e-Umowy?

System będzie dostępny przez platformę praca.gov.pl i umożliwi logowanie za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub osobistego. Umożliwi to zatem szerokie korzystanie z systemu wszystkim zainteresowanym, a nie tylko posiadaczom podpisów kwalifikowanych. Po założeniu konta użytkownik uzyska dostęp do funkcji takich jak m.in. przygotowanie i podpisanie umowy, generowanie aneksów i wypowiedzeń, czy nawet wydawanie świadectw pracy.

Wszystkie dokumenty będą przechowywane w systemie w formie elektronicznej, z możliwością ich pobrania lub wydruku. Co istotne, system ma również umożliwiać dołączanie dokumentów wytworzonych poza nim, co zwiększy jego elastyczność i pozwoli na pełniejsze odwzorowanie rzeczywistego obiegu dokumentów w firmie.

Jak rozwiązać e-Umowę?

Rozwiązanie e-Umowy w systemie odbywać się będzie poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza i podpisanie go elektronicznie. System automatycznie powiadomi drugą stronę o złożeniu dokumentu, a brak potwierdzenia jego odbioru nie będzie wstrzymywać skutków prawnych – po 14 dniach będzie się go uznawać za doręczony.

Po zakończeniu stosunku pracy dokumentacja będzie przechowywana przez 10 lat (dla umów cywilnoprawnych) lub zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (dla umów o pracę). Pracownik lub były pracownik będzie mógł w tym czasie pobrać swoje dokumenty z systemu.

Sylwester Silski
Radca Prawny, Associate
+48 571 207 054
sylwester.silski@dzp.pl