Compliance officer i jego rola w tworzeniu systemu compliance

Lead: Prowadzenie biznesu w zgodzie z wymogami regulacyjnymi z biegiem czasu stało się coraz trudniejsze. Działania polskiego i unijnego ustawodawcy sprawiły, że w ostatnich latach compliance przestał być jedynie dobrą praktyką, lecz stał się twardym wymogiem prawnym. W efekcie niezaopiekowanie tematu zgodności w organizacji może skutkować nie tylko utratą reputacji, ale także odpowiedzialnością zarówno spółki, jak i kadry zarządzającej. Naturalną konsekwencją wzrostu znaczenia zarządzania zgodnością stał się wzrost wartości na rynku pracy specjalistów z tego zakresu.

Compliance officer – czyli kto?

Compliance officer to osoba, która odpowiada za nadzór działalności organizacji w zgodzie z wymogami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi.

Jaka jest rola compliance officera w organizacji i jaki jest zakres jego obowiązków?

Główną rolą compliance officera jest nadzór nad spełnianiem przez organizację wymogów prawnych i regulacji wewnętrznych, jak również identyfikacja potencjalnych ryzyk i zabezpieczenie przed nimi. Poza tym compliance officer jest także odpowiedzialny za:

  • pracę nad regulacjami wewnętrznymi,
  • weryfikację przestrzegania prawa i procedur przy zawieraniu umów,
  • doradztwo w zakresie stosowania się do nowych obowiązków prawnych,
  • prowadzenie audytów wewnętrznych,
  • nadzór nad systemami informowania o nieprawidłowościach w organizacji oraz
  • zarządzanie ryzykiem.

Przyjęcie przepisów prawnych w zakresie whistleblowingu i odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary nałoży wiele wymogów prawnych na funkcjonujące na polskim rynku firmy. Nie ulega wątpliwości, że to właśnie compliance officer będzie musiał dostosować działalność organizacji, niezależnie od ich wielkości i sektora działalności, do nowych wymagań prawnych. W zakresie whistleblowingu, compliance officer będzie odpowiedzialny za system zgłaszania nieprawidłowości, co oznacza m.in.:

  • zbudowanie świadomości w kwestii skuteczności i bezpieczeństwa systemów zgłaszania nieprawidłowości,
  • opracowanie lub aktualizację obowiązujących procedur,
  • reagowanie na zgłoszenia dokonywane za pośrednictwem wszystkich dostępnych w organizacji kanałów,
  • przeprowadzenie postępowań wyjaśniających,
  • wdrażanie programów naprawczych.

W związku z przyjęciem nowych przepisów w zakresie odpowiedzialności zbiorowej  compliance officer będzie miał za zadanie dołożenie należytej staranności do spełnienia wymogów prawnych, które może polegać na mapowaniu ryzyk niezgodności w organizacji, dostosowaniu regulacji wewnętrznych do nowych przepisów i organizacji szkoleń dla pracowników, w celu zwiększenia ich świadomości w tym zakresie.

Dlaczego funkcja compliance jest ważna dla organizacji?

Funkcja compliance officera jest ważna dla każdej organizacji ze względu na skutki posiadania sprawnego systemu zgodności. Pozwala ona nie tylko na zbudowanie pozytywnego wizerunku organizacji, ale także na zabezpieczenie przed ryzykiem wysokich strat finansowych i odpowiedzialności członków kadry zarządzającej. Obecna sytuacja regulacyjna zwiększy zapotrzebowanie na specjalistów, którzy pozwolą organizacjom na dostosowanie ich działalności do zmieniających się przepisów prawa i tym samym przyczynią się do zwiększenia konkurencyjności przez podejmowanie decyzji strategicznych dla organizacji, zgodnych z wymogami prawa.

Kto może zostać compliance oficerem – czy to funkcja zarezerwowana tylko dla prawników?

Błędnym jest stwierdzenie, że funkcję compliance officera w organizacji może pełnić tylko prawnik z wieloletnim doświadczeniem. Wykształcenie prawnicze jest jedną, ale nie jedyną drogą do pełnienia funkcji compliance officera, która ma przede wszystkim charakter interdyscyplinarny i wykracza tym samym poza obszar ściśle prawny. Funkcja ta wymaga  umiejętności w zakresie zarządzania, ekonomii i szacowania ryzyka, jak również zrozumienia procesów biznesowych. Co więcej dobrego compliance officera cechuje także zestaw umiejętności miękkich i kompetencji interpersonalnych, szczególnie w zakresie efektywnej komunikacji.

Podsumowując, obecna sytuacja geopolityczna i dynamicznie zmieniające się przepisy prawne przyczyniają się do tworzenia w firmach nowych wyspecjalizowanych zespołów zajmujących się zarządzaniem ryzykiem, co daje coraz to większe możliwości osobom rozważającym rozpoczęcie pracy na stanowisku compliance officera. Warto jednak zaznaczyć, że za zgodność w przedsiębiorstwie odpowiedzialne są wszystkie zatrudnione w nim osoby, tak więc tworzenie sprawnie funkcjonującego systemu compliance wymaga współpracy wszystkich pracowników organizacji.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszym artykule „Compliance Officer – funkcja, która zyskuje na znaczeniu”, który ukaże się w Monitorze Prawniczym Nr 19.

dr Anna Partyka-Opiela

dr Anna Partyka-Opiela
Radca Prawny, Partner

anna.partyka-opiela@dzp.pl

Wiktoria Kuczkowska

Wiktoria Kuczkowska
Prawnik, Associate

wiktoria.kuczkowska@dzp.pl

Komentarze

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *