Polityka reintegracji – wymóg ESG czy dobra praktyka?

W dobie rosnącego znaczenia zrównoważonego rozwoju, coraz więcej firm zwraca uwagę nie tylko na formalne raportowanie w ramach ESG, lecz przede wszystkim na faktyczne wdrożenie kultury ESG w swojej organizacji. Jednym z kluczowych elementów obszaru „S” (społecznego) w ESG jest troska o dobrostan pracowników. Przejawem tego podejścia może być wdrożenie tzw. polityki reintegracji – dokumentu, który określa sposób wsparcia pracownika w powrocie do pracy po dłuższej nieobecności, szczególnie tej związanej z chorobą lub rodzicielstwem.

Polityka reintegracji – z czego wynika potrzeba jej stworzenia?

W Polsce nie istnieje żaden ustawowy obowiązek wprowadzenia polityki reintegracji. Jednak z perspektywy standardów ESG i oczekiwań interesariuszy, szczególnie inwestorów i kontrahentów korporacyjnych, jej posiadanie może być wyznacznikiem odpowiedzialnego podejścia pracodawcy do pracowników. Odpowiednia polityka reintegracyjna może również przyczynić się do ograniczenia rotacji kadry, poprawy morale i ograniczenia kosztów absencji. Coraz częściej jest także brana pod uwagę w audytach ESG. W przypadku spółek notowanych na GPW, opracowanie polityki reintegracji ujęte zostało w zalecanych wskaźnikach ESG pod nr S-P4.

Kto powinien wdrożyć politykę reintegracji?

Choć z przepisów nie wynika taki obowiązek, wprowadzenie polityki reintegracji powinny rozważyć wszystkie te podmioty, w których potrzeba reintegracji występuje. Mowa tu o organizacjach borykających się z wysoką rotacją pracowników lub wysokim poziomem absencji, a także takich organizacjach, w których naturalnie występują częściej przerwy w karierze zawodowej pracowników związane z rodzicielstwem. Ponadto, każdy pracodawca, który wdraża ESG w swojej firmie, powinien rozważyć wprowadzenie takiego rozwiązania.

Co powinna zawierać polityka reintegracji?

Polityka reintegracji powinna zawierać wyraźnie określony zakres stosowania, czyli moment, od którego oraz wobec kogo będzie stosowana – np. po nieobecności przekraczającej 30 lub 60 dni. Powinna również precyzować zasady komunikacji z pracownikiem podczas i po nieobecności. Niezbędnym elementem są także informacje na temat możliwego wsparcia. Takim wsparciem może być plan reintegracji z organizacją, w tym np. przeprowadzanie szkoleń readaptacyjnych, spotkań integracyjnych, procedura korzystania z elastycznej organizacji pracy, o której mowa w art. 188[1] kodeksu pracy, pracy zdalnej, obniżonego wymiaru czasu pracy, przerw w pracy czy braku zlecenia pracownikowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Dokument powinien zawierać również jasne obowiązki kadry zarządzającej, czyli wskazanie, kto odpowiada za realizację i nadzór nad procesem reintegracji. Ostatnim elementem powinien być opis sposobu monitorowania efektywności wdrożonej polityki, np. poprzez wskaźnik retencji pracowników po powrocie.

Jak ją zakomunikować?

Politykę reintegracyjną należy komunikować wielokanałowo. Można to zrobić poprzez opublikowanie dokumentu na firmowym intranecie, przesłanie go za pośrednictwem newslettera wewnętrznego, a także przygotowanie skróconego przewodnika dla kadry menedżerskiej. Warto też omówić ją podczas szkoleń onboardingowych i dedykowanych szkoleń menedżerskich. Polityka reintegracji może być również włączona do polityki HR lub stanowić załącznik do regulaminu pracy.

Jak stosować politykę reintegracji w praktyce?

Stosowanie polityki reintegracyjnej wymaga przeprowadzenia kilku kroków. W pierwszej kolejności należy zidentyfikować przypadki absencji długoterminowej, np. trwające powyżej 30 dni. Następnie należy skontaktować się z pracownikiem w sposób delikatny, z zachowaniem poufności i poszanowania jego sytuacji życiowej. Kolejnym etapem powinno być zaproponowanie spotkania reintegracyjnego, którego celem będzie omówienie sytuacji pracownika, jego oczekiwań oraz dostępnych form wsparcia. Równocześnie należy nawiązać współpracę z lekarzem medycyny pracy – szczególnie w kontekście obowiązkowego badania powrotnego oraz ewentualnej adaptacji stanowiska. Po powrocie pracownika do pracy należy zaplanować okres monitorowania, obejmujący np. punkty kontrolne i dodatkowe wsparcie adaptacyjne w ciągu pierwszych kilku tygodni.

Wydaje się, że wdrożenie polityki reintegracyjnej nie jest tylko kwestią HR-ową – to inwestycja w kulturę organizacyjną, która realnie może wspierać pracowników i przynosić wymierne efekty. W dobie transformacji ESG takie działania mogą świadczyć o dojrzałości i odpowiedzialności firmy.

Łukasz Górzny
Radca Prawny, Senior Associate
+48 660 440 349
lukasz.gorzny@dzp.pl