Projekt nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych – co to oznacza dla compliance

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawiła się treść projektu nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Projekt nowelizacji był już dyskutowany w poprzedniej kadencji sejmu, jednak uległ zasadzie dyskontynuacji. Obecnie, z inicjatywy Ministerstwa Sprawiedliwości, powróciła koncepcja zmian w dotychczasowej regulacji. Poniżej prezentujemy Państwu najważniejsze założenia projektu i ich wpływ na zakres obowiązków z zakresu compliance.

Zakres podmiotowy ustawy

Projekt ustawy zakłada objęcie zakresem ustawy osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną, w tym również spółki handlowe z udziałem Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, spółki kapitałowe w organizacji, podmioty w stanie likwidacji oraz przedsiębiorców niebędących osobami fizycznymi, które przynajmniej w jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych przekroczyły próg zatrudnienia 500 pracowników lub próg obrotu netto w wysokości 100 mln euro rocznie.

Podmiotami zbiorowymi w rozumieniu projektu (co w konsekwencji sprawia, że nie zostaną objęte zakresem ustawy) nie będą:

1. Skarb Państwa;
2. Jednostki samorządu terytorialnego;
3. Podmioty zbiorowe, które w jednym z dwóch ostatnich lat nie przekroczyły progów zatrudnienia (500 pracowników) lub obrotu (100 mln euro rocznie);
4. Mali i średni przedsiębiorcy;
5. Podmioty, których głównym celem ustawowym lub statutowym nie jest prowadzenie
   działalności gospodarczej.

Podmiot będzie odpowiadał za czyny zabronione:

1. Które zostały popełnione przez działanie lub zaniechanie organu tego podmiotu, pozostające
   w bezpośrednim związku z prowadzoną przez ten podmiot działalnością;
2. Które pozostają w bezpośrednim związku z działalnością podmiotu popełnione przez:
   1. Członka organu,
   2. Osobę fizyczną uprawnioną do jego reprezentowania, podejmowania w jego imieniu
      decyzji lub sprawowania nadzoru, w związku z jej działaniem w interesie lub na
      rzecz tego podmiotu,
   3. Osobę dopuszczoną do działania w imieniu podmiotu przez wskazane powyżej osoby, wskutek nadużycia uprawnień lub niedopełnienia obowiązków,
   4. Osobę zatrudnioną przez podmiot, w związku ze świadczeniem pracy na jego rzecz
      ‒ jeżeli czyn ten przyniósł lub mógł przynieść podmiotowi zbiorowemu korzyść,
      choćby niemajątkową.

Kryteria odpowiedzialności

Warunkiem poniesienia przez podmiot odpowiedzialności będzie brak należytej staranności w wyborze lub nadzorze osób wymienionych powyżej lub istnienie nieprawidłowości, która ułatwiła lub umożliwiła popełnienie takiego czynu. Za nieprawidłowość taką uznaje się:

1. Nieokreślenie zasad postępowania na wypadek zagrożenia popełnienia czynu zabronionego lub skutków niezachowania reguł ostrożności,
2. Brak uregulowania zakresów odpowiedzialności,
3. Brak komórki nadzorującej przestrzegania przepisów i zasad regulujących działalność podmiotu,
4. Wiedza organu lub osób uprawnionych do reprezentacji o nieprawidłowości.

Należyta staranność

Kryterium pozwalającym na uniknięcie lub zmitygowanie odpowiedzialności jest zachowanie należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w organizacji działalności tego
podmiotu oraz w nadzorze nad tą działalnością. Kluczowe z tej perspektywy będzie ustalenie poziomu należytej staranności. Należy zatem ocenić ryzyko wystąpienia nieprawidłowości i odnieść się do standardów rynkowych. W dalszym kroku, w oparciu o zidentyfikowane ryzyka, istotne jest wprowadzenie wewnętrznych działań organizacyjnych mających na celu mitygację ryzyk. Działania te powinny odzwierciedlać ustalony poziom wymaganej należytej staranności. Mogą to być kwestie związane z przyjęciem odpowiednich procedur, uregulowaniem zakresu odpowiedzialności pomiędzy poszczególne osoby, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawnych oraz wewnętrznych regulacji, czy także uruchomienie kanałów informowania o nieprawidłowościach.

Potencjalna odpowiedzialność

Projekt ustawy zakłada karę finansową dla podmiotu w wysokości od 10 000 zł do 30 000 000 zł. Kara taka orzekana jest przez sąd karny właściwy do rozpoznania sprawy o czyn zabroniony w pierwszej instancji. Istotną zmianą jest w tym przypadku zniesienie warunku uprzedniego skazania osoby fizycznej. Zgodnie z nowym projektem, podobnie jak w poprzedniej wersji projektu nowelizacji ustawy, podmioty zbiorowe będą mogły ponieść odpowiedzialność także za czyn, który nie był rozstrzygnięty w procesie karnym jego sprawcy. Uzasadnieniem tego jest fakt, że wtórny charakter odpowiedzialności podmiotu powodował niewielką ilość spraw, w której ponosił on rzeczywiście odpowiedzialność i skutkowało nieskutecznością obowiązujących obecnie rozwiązań.

Podsumowanie

Projektowane przepisy w sposób szczególny akcentują konieczność wdrożenia mechanizmów wewnętrznych, które pozwolą na wykazanie zachowania przed podmiot należytej staranności. Oszacowanie ryzyka w ramach działalności podmiotu, wprowadzenie narzędzi mitygujących ryzyko, które będą rzeczywiście wykonywane i skuteczne ma kluczowe znaczenie w kontekście uniknięcia lub zmniejszenia nałożonej na podmiot kary. Zbudowanie dobrze funkcjonującego systemu compliance oraz świadomości w tym zakresie staje się „must have” dla podmiotów objętych zakresem projektowanej ustawy. Mając na względzie trend ustawodawcy, którego emanacją jest m.in. właśnie opisywany projekt oraz korzyści, jakie ponoszą organizacje z dobrze poukładanymi procesami zgodności, brak zaadresowania kwestii compliance we wszystkich podmiotach staje się „luksusem”, na który coraz rzadziej można sobie pozwolić.

Mając na względzie rozwiązania zawarte w projektowane ustawie tym ważniejszy staje się temat również będący obecnie przedmiotem prac legislacyjnych, tj. kwestia utworzenia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz zapewnienia ochrony sygnalistom. Umiejętne zbudowanie kanałów sygnalizowania, dbałość o świadomość pracowników w tym zakresie oraz zapewnienie skutecznej ochrony osobom dokonującym zgłoszeń może stać się najlepszą „polisą” pozwalającą na wczesne wykrywanie nieprawidłowości. Pozwala to zarządzić nimi w taki sposób, aby zminimalizować potencjalne straty powodowane daną nieprawidłowością, a także ograniczyć ryzyko odpowiedzialności przewidzianej w projekcie nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.