Moment zawarcia porozumienia o pracy zdalnej ma znaczenie

Możliwość cofnięcia pracy zdalnej nie zależy wyłącznie od jej rodzaju czy organizacji pracy w firmie. Kluczowe znaczenie ma coś, co często umyka w praktyce – moment zawarcia porozumienia o pracy zdalnej.

Od tego zależy bowiem, czy pracodawca dysponuje prostym mechanizmem powrotu pracownika do biura, czy też musi sięgnąć po bardziej sformalizowane (i ryzykowne) instrumenty prawa pracy.

Po nowelizacji Kodeksu pracy pracę zdalną można wykonywać na czterech podstawach:

• polecenie pracodawcy w wypadkach w ustawie przewidzianych;
• regulacje wewnątrzzakładowe (np. regulamin pracy zdalnej);
• wniosek pracownika w ramach okazjonalnej pracy zdalnej;
• indywidualne porozumienie zawarte między pracodawcą a pracownikiem.

Wskazane podstawy nie determinują samego sposobu wykonywania pracy zdalnej, ale mają istotne znaczenie dla jej wprowadzenia i zakończenia. Do zawarcia indywidualnego porozumienia może dojść na wniosek pracodawcy lub pracownika w trakcie zatrudnienia, ale też i wraz z zawarciem umowy o pracę.

ELASTYCZNOŚĆ PRACY ZDALNEJ UZGODNIONEJ W TRAKCIE ZATRUDNIENIA

Jeżeli strony uzgodniły pracę zdalną już w trakcie zatrudnienia, zastosowanie znajduje art. 67²² § 1 Kodeksu pracy.

Każda ze stron może złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej i powrót do poprzednich warunków pracy.

Co istotne, wniosek nie wymaga uzasadnienia, może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej, strony powinny uzgodnić termin powrotu do pracy stacjonarnej, a jeżeli nie dojdzie do porozumienia – powrót następuje najpóźniej po 30 dniach od otrzymania wniosku.

W praktyce oznacza to, że pracodawca dysponuje relatywnie prostym i przewidywalnym mechanizmem „cofnięcia” pracy zdalnej.

Wyjątek dotyczy tzw. pracowników uprzywilejowanych (np. rodziców małych dzieci), wobec których możliwość zastosowania tego mechanizmu jest istotnie ograniczona.

PROBLEMATYCZNOŚĆ PRACY ZDALNEJ UZGODNIONEJ PRZY ZATRUDNIENIU

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy praca zdalna została uzgodniona już przy zawarciu umowy o pracę.

W takim przypadku przepisy nie przewidują analogicznego mechanizmu jednostronnego „wycofania” pracy zdalnej. Oznacza to, że pracodawca nie może po prostu złożyć wiążącego wniosku i oczekiwać powrotu pracownika do biura.

Do dyspozycji pozostaje wyłącznie porozumienie zmieniające (wymagające zgody pracownika), albo wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy.

W praktyce drugi z tych instrumentów wiąże się z dodatkowymi obowiązkami:

• koniecznością wskazania rzeczywistej i konkretnej przyczyny,
• ryzykiem sporu sądowego,
• a w razie odmowy przyjęcia nowych warunków – rozwiązaniem umowy o pracę.

Sam zamiar „powrotu do biura” lub ujednolicenia modelu pracy w organizacji może okazać się niewystarczający jako uzasadnienie takiego działania.

Problematyczność przejawia się zatem wyraźną asymetrią – pracownik uzyskuje stabilne uprawnienie pracy zdalnej, a pracodawca traci możliwość łatwego wycofania.

JAK PRACODAWCA MOŻE SIĘ ZABEZPIECZYĆ?

Kluczowym znaczeniem jest etap konstruowania porozumienia o pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę.

Pracodawca powinien rozważyć wprowadzenie postanowień, które:

• umożliwiają zobowiązanie pracownika do stawienia się w biurze w określone dni,
• precyzują tryb wydawania takiego polecenia (np. formę i minimalne wyprzedzenie),
• określają maksymalny wymiar pracy stacjonarnej.

Takie zapisy mogą potencjalnie stanowić podstawę do wydawania wiążących poleceń służbowych w rozumieniu art. 100 § 1 k.p.

Alternatywę może stanowić wprowadzenie klauzuli tzw. „okresowego przeglądu” polegającej na uzgodnieniu, że praca zdalna jest ustanowiona na czas określony z możliwością przedłużenia.

Jeżeli pracownik – wbrew uzgodnieniom – nie stawia się w biurze w przewidzianych dniach, pracodawca może stopniowo eskalować działania:

1. wydanie konkretnego i udokumentowanego polecenia pracy stacjonarnej,
2. formalne wezwanie do przestrzegania obowiązków,
3. zastosowanie kar porządkowych.

W przypadku uporczywego naruszania obowiązków pracowniczych rozważyć można także wypowiedzenia umowy o pracę, a w skrajnych przypadkach – rozwiązania jej bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Należy jednak mieć na uwadze, że tego rodzaju działania wiążą się z istotnym ryzykiem prawnym i wymagają starannego przygotowania. Nie wykształciła się jeszcze żadna linia orzecznicza w tym zakresie.

Podsumowując, moment uzgodnienia pracy zdalnej ma kluczowe znaczenie dla możliwości jej zakończenia, a treść porozumienia o pracy zdalnej decyduje o realnej elastyczności organizacyjnej pracodawcy.

Krzysztof Kornowicz
Prawnik, Associate

krzysztof.kornowicz@dzp.pl