Share
Od 1 października 2026 r. obowiązuje nowy wzór pełnomocnictwa szczególnego PPS-1(4), wprowadzony rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 24 września 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 1275). Choć zmiana formularza pełnomocnictwa może na pierwszy rzut oka wydawać się kwestią czysto techniczną, uważna analiza nowego wzoru pozwala dostrzec pewną istotną różnicę względem dotychczas obowiązującej wersji.
Z formularza usunięto bowiem pola umożliwiające wskazanie adresu elektronicznego pełnomocnika, w tym adresu do e-Doręczeń. Dotychczas pełnomocnik, składając PPS-1, mógł wskazać konkretny adres, na który organ podatkowy powinien kierować do niego korespondencję w danej sprawie. Nowy wzór nie przewiduje już takiej możliwości.
Czy oznacza to, że pełnomocnicy zostali pozbawieni wpływu na wybór kanału doręczania korespondencji? I jakie znaczenie ma ta zmiana w kontekście równoległego funkcjonowania e-Doręczeń oraz e-Urzędu Skarbowego?
Zmiana formularza czy zmiana przepisów?
Przede wszystkim należy zauważyć, że usunięcie pola adresu elektronicznego z PPS-1 nie jest jedynie konsekwencją zmiany rozporządzenia określającego wzór pełnomocnictwa.
Z dniem 1 października 2026 r. weszła bowiem w życie również nowelizacja Ordynacji podatkowej, wprowadzona ustawą z dnia 29 maja 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 846). Zmieniła ona m.in. art. 138c § 1 oraz art. 145 § 2 Ordynacji podatkowej, a także uchyliła art. 144 § 5.
Dotychczas art. 138c § 1 Ordynacji podatkowej przewidywał możliwość wskazania w pełnomocnictwie adresu do doręczeń elektronicznych, na który organy podatkowe miały doręczać pisma. Co więcej, w przypadku profesjonalnych pełnomocników, tj. adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych, wskazanie adresu do doręczeń elektronicznych było obligatoryjne.
W nowym brzmieniu przepisu ustawodawca ograniczył wymagane dane adresowe pełnomocnika do adresu do doręczeń w kraju. Jednocześnie zmieniony art. 145 § 2 Ordynacji podatkowej przewiduje, że pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie jedynie w przypadku doręczeń dokonywanych w sposób określony w art. 144 § 1b i 1c Ordynacji podatkowej, a zatem zasadniczo poza systemem doręczeń elektronicznych.
W uzasadnieniu nowelizacji wskazano, że obowiązek podawania adresu elektronicznego przez profesjonalnych pełnomocników stał się zbędny, ponieważ posiadają oni obowiązek posiadania adresu wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE), a organy podatkowe mogą samodzielnie ustalić ten adres.
Takie uzasadnienie co do zasady wydaje się racjonalne. Skoro bowiem organ dysponuje możliwością ustalenia aktualnego adresu do e-Doręczeń, ponowne wpisywanie go w formularzu pełnomocnictwa może wydawać się niepotrzebnym formalizmem.
Problem polega jednak na tym, że e-Doręczenia nie są jedynym systemem wykorzystywanym przez organy podatkowe do komunikacji elektronicznej.
e-Doręczenia czy e-Urząd Skarbowy? Problem wyboru kanału komunikacji
Od 1 stycznia 2026 r., w związku z zakończeniem okresu przejściowego przewidzianego w ustawie o doręczeniach elektronicznych, korespondencja za pośrednictwem ePUAP co do zasady przestała być prawnie skuteczną formą komunikacji z organami podatkowymi. Podstawowymi sposobami elektronicznej komunikacji z organami Krajowej Administracji Skarbowej stały się e-Doręczenia oraz systemy teleinformatyczne organów, w szczególności e-Urząd Skarbowy.
Zgodnie z art. 144 § 1a Ordynacji podatkowej organ podatkowy doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego albo w siedzibie organu.
Jednocześnie art. 35e ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej przewiduje z kolei możliwość wyrażenia przez użytkownika zgody na doręczanie pism na jego konto w e-Urzędzie Skarbowym.
Tym samym w praktyce może wystąpić sytuacja, w której profesjonalny pełnomocnik posiada aktywny adres do e-Doręczeń, ale wcześniej wyraził także ogólną zgodę na otrzymywanie korespondencji za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.
Co istotne, zgoda ta nie musi być związana z konkretnym postępowaniem podatkowym. Może zostać wyrażona niezależnie od spraw, w których pełnomocnik aktualnie reprezentuje podatników.
Dotychczas istotnym argumentem przemawiającym za doręczaniem korespondencji na konkretny adres był art. 145 § 2 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym pisma należało doręczać pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie. Pozwalało to bronić stanowiska, że wskazanie w PPS-1 konkretnego adresu elektronicznego powinno wiązać organ podatkowy w danym postępowaniu.
Problem ten był już przedmiotem sporów sądowoadministracyjnych.
Warto w szczególności zwrócić uwagę na wyrok NSA z 3 sierpnia 2026 r., sygn. I FSK 1307/25, wydany w składzie siedmiu sędziów. Sprawa dotyczyła doręczenia decyzji za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego, pomimo wskazania przez pełnomocnika w PPS-1 innego adresu elektronicznego. NSA uznał, że sama zgoda na doręczanie korespondencji w e-US nie stanowiła formalnej zmiany adresu wskazanego w pełnomocnictwie. Jednocześnie sąd dopuścił możliwość skutecznego doręczenia pisma przez e-US w razie jego faktycznego odbioru przez pełnomocnika, zakwestionował jednak zastosowanie fikcji doręczenia w okolicznościach rozpatrywanej sprawy.
Choć wyrok dotyczył stanu prawnego obowiązującego w 2024 r., dobrze obrazuje praktyczne znaczenie problemu konkurujących ze sobą elektronicznych kanałów komunikacji.
Na tle nowych przepisów pojawia się zatem pytanie, czy usunięcie możliwości wskazania adresu elektronicznego w PPS-1, przy jednoczesnej zmianie art. 145 § 2 Ordynacji podatkowej, nie wprowadzi ponownie zamieszania w korespondencji z urzędami.
Jak zabezpieczyć prawidłowy sposób doręczania korespondencji?
Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych wpis adresu do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
Niemniej jednak, z perspektywy praktyki prowadzenia sporów podatkowych, biorąc pod uwagę jakie podejście prezentowały w tym zakresie w przeszłości urzędy, zasadne wydaje się rozważenie dodatkowego wskazywania adresu do e-Doręczeń w piśmie przewodnim, składanym wraz z formularzem PPS-1(4).
Profesjonalni pełnomocnicy powinni również zweryfikować, czy posiadają aktywną zgodę na doręczenia za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Jeżeli zamierzają korzystać z e-Doręczeń jako podstawowego kanału komunikacji, warto rozważyć jej wycofanie, oczywiście z uwzględnieniem przypadków, w których przepisy szczególne nakazują korzystanie z e-US (jak np. w przypadku pism w sprawach Wiążących Informacji Stawowkowych).
Jacek Michalak
Tax Consultant
jacek.michalak@dzp.pl
