Spokojny Nowy Rok nie dla pracodawcy, czyli dokumentacja pracownicza last minute – cz. 1

Pracodawcy rozpoczynają 2019 rok od nowych zasad związanych z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Z częścią zmian mogli zapoznać się dużo wcześniej, bo ustawa zmieniająca niektóre przepisy dotyczące przechowywania akt i wprowadzającą ich elektronizację została uchwalona już 10 stycznia 2018 r[i]. Inaczej jest w przypadku rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej[ii], które zostało ogłoszone niejako w ostatniej chwili, bo dopiero 19 grudnia 2018 r., a w życie wchodzi już od 1 stycznia 2019 r.

Dla uporządkowania obowiązujących od 2019 r. nowych regulacji, publikujemy praktyczne wskazówki i omówienie najważniejszych dla pracodawców kwestii w związku ze zmianami. Na początek przedstawiamy nowe obowiązki informacyjne oraz związane z wydawaniem dokumentacji pracownikom, którym pracodawcy muszą sprostać.

Warto pamiętać, że pod pojęciem dokumentacji pracowniczej należy rozumieć wszystkie dokumenty związane ze stosunkiem pracy, nie tylko te, które przechowujemy w aktach pracowniczych. Przykładem takich dokumentów są m.in.: ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące zwolnień z pracy, stosowania różnych systemów czasu pracy, związane z pracą w godzinach nadliczbowych, urlopami wypoczynkowymi, karty wypłaconego wynagrodzenia, karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego. Zatem zasady opisane poniżej dotyczą dokumentacji pracowniczej jako całości, a nie tylko dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych.

Obowiązki informacyjne pracodawcy

W zmienionych przepisach pojawiły się nowe obowiązki informacyjne pracodawcy, o których szczegółowo piszemy poniżej.

1. W momencie wydawania pracownikowi świadectwa pracy, należy mu także wydać informację o:

• okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej;
• możliwości odbioru przez niego dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji;
• zniszczeniu dokumentacji w razie nieodebrania jej w wymaganym okresie.

Informacja taka ma charakter indywidualny i jest przekazywana każdemu pracownikowi z osobna w postaci papierowej lub elektronicznej. Rozporządzenie nie określa wzoru takiej informacji, więc pracodawcy powinni opracować i samodzielnie wprowadzić jej wzór. Aby pracodawca mógł udowodnić, że taką informację pracownikowi przekazał, powinien posiadać dowód jej nadania/doręczenia. Jeśli świadectwo pracy wysyłane jest pocztą należy dołączyć również informację i zachować dowód nadania listu. Jeśli natomiast świadectwo jest wręczane pracownikowi osobiście, powinno się uzyskać pokwitowanie pracownika odbioru informacji. Jeśli pracownik odmówi pokwitowania, pracownik przekazujący informację, powinien to odnotować w formie stosownej adnotacji.

Przepisy przejściowe nie wymagają, aby taką informację wysyłać wstecznie, tzn. do byłych pracowników, którzy świadectwo pracy już otrzymali. Zatem ww. zasady należy stosować wyłącznie do pracowników, którym świadectwo pracy jest wydawane od 1 stycznia 2019 r.

2. W przypadku, w którym pracodawca zdecyduje się na zmianę formy prowadzenia akt (z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie), musi poinformować pracowników o:

• zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie formy dokumentacji.

Przepisy nie wymagają, aby taką informację przekazywać każdemu pracownikowi indywidualnie i wystarczające będzie przekazanie informacji w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. w formie ogłoszenia na tablicy, w intranecie itd.

Problemem, z jakim bez wątpienia zetkną się pracodawcy, będzie konieczność indywidualnego powiadomienia byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej dokumentacji, w przypadku zmiany formy jej przechowywania. Były pracownik będzie miał na ten odbiór 30 dni od dnia zawiadomienia. Zatem obowiązek ten stosuje się do wszystkich byłych pracowników, bez względu na to, kiedy ustał stosunek pracy. W przypadku pracodawców zatrudniających setki i tysiące pracowników wysyłanie takiej informacji będzie nie lada wyzwaniem, zwłaszcza, jeśli ostatni znany pracodawcy adres do korespondencji lub e-mail pracownika, nie będzie już aktualny. W naszej opinii wysłanie informacji na ostatni znany adres jest wystarczające do wypełnienia obowiązku, gdyż pracodawca nie ma żadnych narzędzi i środków, aby aktualny adres byłego pracownika pozyskać.

Warto też zaznaczyć, że w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji przysługuje członkom jego rodziny (m.in. dzieciom, małżonkowi i rodzicom). Prawo odbioru dokumentacji przez członków rodziny nie powoduje jednak obowiązku ich informowania o zmianie formy prowadzenia dokumentacji. Zatem w przypadku, gdy pracodawca wie, że były pracownik nie żyje, nie ma obowiązku informować o tym członków jego rodziny.

I na koniec – rozporządzenie precyzuje proces doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji. Doręczenia można dokonać osobiście do rąk pracownika lub byłego pracownika, alternatywnie przez operatora pocztowego w rozmienieniu Prawa pocztowego, osobę upoważnioną przez pracodawcę, czy poprzez środki komunikacji elektronicznej, choć w tym ostatnim przypadku – jedynie pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. W przypadku doręczenia przez operatora pocztowego, jest ono również skuteczne po tzw. podwójnym awizowaniu i należy je wówczas włączyć do części B albo C akt osobowych danego pracownika.

Wydawanie pracownikowi kopii dokumentacji pracowniczej lub jej części

Kolejne novum dla pracodawców to konieczność wydania pracownikowi lub byłemu pracownikowi kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. Już teraz dochodzą do nas głosy niezadowolenia ze strony pracodawców, bo trudno sprostać takim wymogom, jeżeli zatrudnia się kilka tysięcy pracowników, a chyba nie należy się łudzić, że pracownicy z takiego dostępu nie będą chcieli skorzystać. Uprawnienie żądania wydania kopii dokumentacji przysługuje także byłym pracownikom. Natomiast w przypadku ich śmierci uprawnienie przysługuje członkom ich rodzin (m.in. dzieciom, rodzicom i małżonkowi), zatem grono potencjalnych zainteresowanych się powiększa.

Obowiązek wydawania kopii dokumentacji pracowniczej stosuje się również do stosunków pracy nawiązanych i rozwiązanych przed 1 stycznia 2019 r. W praktyce może to oznaczać, że do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii dokumentacji może zwrócić się pracownik zatrudniony np. 10 lat temu, a pracodawca będzie musiał zastosować się do takiego wniosku i kopię wydać, chyba że akta tego pracownika zostały przekazane do zewnętrznego podmiotu, zajmującego się profesjonalną archiwizacją dokumentacji pracowniczej.

Warunkiem otrzymania dokumentacji jest złożenie przez osobę uprawnioną wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca ma od tego momentu 30 dni kalendarzowych na wydanie kopii dokumentacji, a sam wniosek należy włączyć do części B albo C akt danego pracownika.

Jeżeli pracodawca prowadzi dokumentację w postaci papierowej może wydać pracownikowi kopię w postaci papierowej z podpisem potwierdzającym zgodność z oryginałem albo w postaci elektronicznej (skan) w formacie PDF, opatrzony kwalifikowaną pieczęcią/podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej. W przypadku dokumentacji elektronicznej, jej wydanie możliwe jest w zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej (wydruk z systemu z podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej).

Ułatwiony dostęp pracowników do dokumentacji to również ryzyko potencjalnych roszczeń w stosunku do pracodawcy. W związku z tym, już teraz warto zwrócić uwagę na to, jakie dokumenty składają się na dokumentację pracowniczą oraz czy są one poprawnie przechowywane, m.in. w kontekście ochrony danych osobowych (dokumentacja pracownicza to kopalnia danych osobowych pracownika). Warto też rozważyć wprowadzenie wewnętrznej procedury dla pracowników HR, regulującej sposób wydawania kopii dokumentacji pracowniczej, aby minimalizować ewentualne ryzyka.

*             *             *

Wkrótce na naszym blogu pojawią się kolejne artykuły wyjaśniające problematyczne zagadnienia związane z nowymi zasadami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej. Zapraszamy do lektury i do kontaktu w razie dodatkowych pytań lub wątpliwości.

Justyna Tyc

Katarzyna Kulesza

[i] Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018, poz. 357)

[ii] Rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018, poz. 2369)

Justyna Tyc-Brzosko
Radca Prawny, Senior Associate

justyna.tyc@dzp.pl

Katarzyna Kulesza