E-Doręczenia – nowy obowiązek dla przedsiębiorców

W najbliższym czasie wejdą w życie zmiany w przepisach, które będą dotyczyć działalności przedsiębiorców, w tym spółek prawa handlowego, i które wymagają podjęcia działań mających na celu dostosowanie się do nowych wymogów.

Wszystkie spółki będą zobowiązane do:

• założenia i aktywowania adresu do e-Doręczeń służącego do odbierania korespondencji od administracji publicznej i pozostałych podmiotów publicznych, oraz
• zarejestrowania się w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).

Finalnie, po wpisaniu do BAE, cała korespondencja e-mail od podmiotów publicznych będzie dostarczana na adres e-mail do e-Doręczeń.

Korespondencja e-mail dostarczana na ten adres będzie miała taki sam skutek jak list polecony, co będzie przydatne m.in. w postępowaniach przed organami.

Zakres wprowadzanych zmian

Od 10 grudnia 2023 r.

W przypadku składania wniosku do KRS o wpis nowej spółki lub innego podmiotu niepublicznego, wniosek nie będzie mógł zostać złożony, chyba że:

• dane niezbędne do założenia adresu do e-Doręczeń zostaną podane we wniosku w sposób umożliwiający założenie takiego adresu,
• spółka oświadcza, że posiada adres do e-Doręczeń, a dane w BAE są aktualne, lub
• zostanie złożone oświadczenie o rezygnacji z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i powiązanego z nią adresu do e-Doręczeń (pod warunkiem zapewnienia możliwości doręczania korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego wpisany do BAE).

Do 10 marca 2024 r.

• Wszystkie istniejące spółki oraz inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 r. będą musiały założyć konto e-mail do e-Doręczeń i zarejestrować się w BAE.

Jakie kroki podjąć?

Na dzień dzisiejszy za niedopełnienie powyższych obowiązków nie grożą żadne kary. Konsekwencje niedopełnienia tego obowiązku mogą jednak wiązać się z utrudnieniami w zakresie otrzymywania korespondencji od administracji publicznej oraz urzędów centralnych od 10 marca 2024 r. oraz otrzymywania korespondencji od innych podmiotów publicznych, jednostek samorządu terytorialnego i sądów już od 2029 roku.

Zatem zalecamy założenie i aktywowanie adresu do e-Doręczeń do 10 grudnia 2023 r.

Obecnie adres do e-Doręczeń może zostać założony za pośrednictwem publicznego dostawcy. Po założeniu konta u publicznego dostawcy należy je aktywować, co skutkuje wpisaniem adresu do doręczeń elektronicznych do BAE.

Prywatni dostawcy – po spełnieniu szeregu wymagań – również mogą starać się o wpis do rejestru kwalifikowanych dostawców usług zaufania, jako mogące świadczyć usługę kwalifikowanego rejestrowanego doręczenia elektronicznego i świadczyć takie usługi.

Niezależnie, adres do e-Doręczeń powinien zostać zarejestrowany w BAE, nawet jeśli dany adres e-mail został założony u prywatnego dostawcy.

W czym możemy pomóc?

W razie dodatkowych pytań bądź trudności z dostosowaniem się do wymogów nasi eksperci mogą działać jako pełnomocnicy przy zakładaniu adresu e-mail do e-Doręczeń, zarówno w specjalnej procedurze utworzonej w tym celu, jak i przy składaniu wniosku do KRS.

Ww. zmiana wynika z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2022 poz. 1002) oraz komunikatu Ministra Cyfryzacji określającego termin wdrożenia e-Doręczeń.

Pełną treść alertu można pobrać również w formie pliku PDF.