Eksperci DZP podsumowują najważniejsze zagadnienia związane z przeprowadzaniem zdalnych zgromadzeń, szczególnie w obliczu konieczności zatwierdzania sprawozdań finansowych.
Zbliża się czas na zatwierdzenie sprawozdań finansowych obejmujących poprzedni rok kalendarzowy. W praktyce oznacza to konieczność odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników (w spółce z o.o.) lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy (w spółce akcyjnej) (dalej „Zgromadzenia”). Dzięki przepisom wprowadzonym w czasie pandemii w 2020 r. możliwa jest organizacja Zgromadzeń w formie zdalnej, bez konieczności wprowadzania nowych postanowień do umowy lub statutu spółki.
Dlaczego warto zadbać o odpowiedni regulamin?
Przyjęcie regulaminu zdalnych zgromadzeń – w spółce z o.o. w formie uchwały rady nadzorczej bądź uchwały wspólników, w spółce akcyjnej – uchwały rady nadzorczej – to gwarancja, że obrady zostaną przeprowadzone prawidłowo. Należy mieć na uwadze, że brak regulaminu to potencjalne ryzyko pojawienia się zarzutów kwestionujących prawidłowość podejmowanych uchwał.
Regulamin powinien w szczególności określać:
Wymogi techniczne i organizacyjne
- wskazanie narzędzi potrzebnych do sprawnego przeprowadzenia obrad (platforma streamingowa, system do głosowań itp.),
- procedury reagowania na ewentualne problemy techniczne.
Zasady rejestracji zdalnego uczestnictwa
- określenie sposobu i terminu zgłaszania przez akcjonariuszy/wspólników chęci uczestnictwa online,
- umożliwienie spółce przekazania dostępu do systemu z odpowiednim wyprzedzeniem.
Sposoby weryfikacji tożsamości uczestników
- ustalenie procedur logowania do platformy i metod rejestracji,
- umożliwienie identyfikacji uczestników Zgromadzenia.
Kwestie formalne i przyjęte procedury podejmowania uchwał
- określenie sposobu liczenia kworum, oddawania głosów (w tym głosów elektronicznych) i zasady sporządzania protokołów.
Nasi eksperci z Praktyki Prawa Spółek, Fuzji i Przejęć wspierają Klientów w opracowaniu i przyjęciu regulaminu zdalnego zgromadzenia. Przeprowadzają analizę umowy/statutu pod kątem obowiązujących zapisów dotyczących zdalnych zgromadzeń. Zajmują się przygotowaniem projektu regulaminu i stosownych uchwał a także doradzają i wspierają przy organizacji zdalnych obrad.
W przypadku pytań dotyczących kwestii regulaminu zdalnego Zgromadzenia zapraszamy do kontaktu.
Pełną treść alertu można pobrać również w formie pliku PDF.