Praca zdalna: dokumenty w aktach osobowych

7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy kodeksu pracy o pracy zdalnej. Zmienione zostały również przepisy rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dotychczasowy katalog dokumentów z części B akt osobowych został rozszerzony o dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Na skutek tej zmiany każdy pracodawca, który decyduje się obecnie na stosowanie pracy zdalnej, jest zobowiązany do odpowiedniego zabezpieczenia i archiwizowania w aktach osobowych pracownika dokumentacji z tym związanej.

Zawartość teczki

Jak wynika z przepisów rozporządzenia, obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentów dotyczących wykonywania pracy zdalnej. Przepisy prawa nie doprecyzowują jednak, które dokumenty należy zaliczać do tej kategorii.

Wobec braku wyraźnej regulacji należy przyjąć, że chodzi o wszelkie dokumenty, o których mowa w przepisach kodeksu pracy regulujących pracę zdalną. Będzie to m.in.:

• polecenie pracodawcy wykonywania pracy zdalnej,
• odwołanie takiego polecenia,
• wniosek pracownika o pracę zdalną,
• porozumienie z pracownikiem dotyczące pracy zdalnej,
• wniosek pracownika o zaprzestanie pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia,
• oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej,
• uzgodnienie dotyczące rozliczania kosztów pracy zdalnej,
• potwierdzenie zapoznania się z procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, z oceną ryzyka zawodowego oraz z informacjami o bhp przy pracy zdalnej.

(...) 

Cały artykuł Aleksandry Michalskiej, Associate z Praktyki Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych jest dostepny na stronie dziennika Rzeczpospolita.