Kiedy pracodawca samodzielnie ustala treść regulaminu pracy?

Regulamin pracy jest jednym z podstawowych (obok regulaminu wynagradzania oraz układu zbiorowego pracy) wewnątrzzakładowych aktów normatywnych regulujących kwestie z zakresu prawa pracy.

Ustala on organizację pracy i porządek w zakładzie pracy, a także prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek ustalić treść regulaminu z zakładową organizacją związkową, a jeśli nie uda się jej uzgodnić w ustalonym przez strony terminie albo u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa, treść regulaminu pracy pracodawca ustala samodzielnie.

Pracodawca winien podać regulamin do wiadomości pracowników, w przyjęty u niego sposób. Regulamin pracy wchodzi w życie z upływem dwóch tygodni od dnia jego ogłoszenia. Nowego pracownika należy zapoznać z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy. Co istotne, Państwowej Inspekcji Pracy zdarza się kwestionować prawidłowość umieszczania wzmianki potwierdzającej zapoznanie się z regulaminem pracy w umowie o pracę. Bezpieczniej więc będzie poprosić pracownika o pokwitowania tej okoliczności w odrębnym oświadczeniu.

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy spoczywa na pracodawcach zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Spotyka się jednak również stwierdzenia, że wprowadzenie regulaminu pracy w mniejszych zakładach pracy, ze względu użyte w art. 104 § 2 Kodeksu pracy sformułowanie "regulaminu pracy nie wprowadza się", jest nie tylko nieobowiązkowe, ale wręcz niedopuszczalne. Główny Inspektorat Pracy zajmuje jednak w tej sprawie odmienne stanowisko. Powołując się na brak przepisów prawa pracy przewidujących utratę mocy obowiązującej regulaminu pracy w przypadku zmniejszenia liczby pracowników do poniżej 20, stwierdza, iż pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników, również mają prawo wprowadzać w swoich zakładach regulaminy pracy.
Regulaminu pracy nie wprowadza się natomiast, jeśli kwestie, które powinny być w nim uregulowane zostały objęte materią układu zbiorowego pracy.

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują szczegółowo, jakie postanowienia powinien zawierać regulamin pracy. Wskazują jedynie, że powinny to być w szczególności ustalenia określające:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, 
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
• porę nocną,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, 
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, 
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego, 
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, 
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Regulamin powinien zawierać także informację o karach porządkowych. Bardzo ważne jest, by postanowienia regulaminu pracy nie były dla pracowników mniej korzystne, niż postanowienia Kodeksu pracy.

Katalog spraw, które można uregulować w regulaminie pracy, ma charakter otwarty. Pracodawca może więc umieścić w nim postanowienia dotyczące innych (niewymienionych w Kodeksie pracy) kwestii z zakresu prawa pracy. Tytułem przykładu, przedmiotem materii regulaminowej może być sposób korzystania przez pracowników z własności pracodawcy, np. sprzętu komputerowego, oprogramowania i Internetu, czy też służbowego telefonu. Celem wprowadzania do regulaminu tego typu postanowień jest przede wszystkim zapewnienie prawidłowego ich użytkowania, a także ochrona przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. W praktyce, pracodawcy często zabraniają pracownikom korzystania z powierzonych im narzędzi pracy np. komputera, samochodu lub telefonu w celach prywatnych lub ograniczają korzystanie z tych przedmiotów w celach wykraczających poza wykonywanie obowiązków pracowniczych.

W regulaminie warto także uregulować kwestie związane z nadzorowaniem przez pracodawcę wykorzystywania przez pracowników czasu pracy na faktyczne świadczenie pracy. Jeżeli pracodawca umieszcza w zakładzie pracy kamery lub instaluje narzędzia umożliwiające monitoring aktywności pracowników w Internecie (w tym korzystanie ze służbowej poczty elektronicznej), winien ich o tym poinformować, by uniknąć zarzutów o naruszenie praw pracowników do prywatności lub tajemnicy korespondencji. Regulamin pracy jest odpowiednim miejscem na umieszczenie postanowień tej treści.

W regulaminie pracy można także określić zasady dotyczące wyglądu pracowników w pracy. Dotyczy to zwłaszcza tych pracodawców, których pracownicy mają bezpośredni kontakt z klientem. Są to popularne, zwłaszcza w korporacjach, tzw. dress-codes. Bardzo często regulaminy pracy zawierają także katalog niepożądanych, z punktu widzenia pracodawcy oraz sprzecznych z prawem lub zasadami współżycia społecznego, zachowań pracownika uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę. Umieszczenie takiego katalogu nie będzie oczywiście oznaczać, że zwolnienie pracownika z wymienionego w nim powodu będzie zawsze w wystarczający sposób uzasadnione i zgodne z prawem. Ocena w tym zakresie będzie bowiem należeć do sądu orzekającego w sprawie z odwołania pracownika. Niemniej jednak, okoliczność iż pracownik zdawał sobie sprawę z tego, że określone w regulaminie pracy zachowanie może skutkować rozwiązaniem z nim umowy o pracę nie powinno pozostać w takim sporze bez znaczenia.

Katarzyna Dobkowska, Zespół Prawa Pracy, Kancelaria Domański Zakrzewski Palinka sp. k.

Źródło: www.skarbiec.biz, 5 października 2011