Gdzie znajdę przystępnie podane, różnorodne informacje prawne?
Centrum prasowe DZP.
16.02.2010
Jednym z kluczowych czynników wpływających na to, jaki będzie przebieg danego zgromadzenia wspólników, są czynności poprzedzające odbycie tego zgromadzenia. W szczególności są to: procedura zwołania zgromadzenia lub decyzja wspólników o odbyciu zgromadzenia bez formalnego zwołania oraz ustalenie porządku obrad.
Krzysztof Kwieciński, aplikant radcowski, Associate, Domański Zakrzewski Palinka.
W umowach spółek z ograniczoną odpowiedzialnością często można znaleźć sformułowanie, że zgromadzenie wspólników jest najwyższą władzą spółki. To prawda – zgromadzenie wspólników jest organem ustanawiającym akty korporacyjne spółki i sprawującym kontrolę nad pozostałymi organami. Za jego pośrednictwem wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wykonują swoje uprawnienia właścicielskie wobec spółki i porozumiewają się z innymi wspólnikami. Dlatego prawidłowe i sprawne zwoływanie i odbywanie zgromadzeń wspólników spółki z o.o. – zarówno zwyczajnych, jak i nadzwyczajnych, jest jednym z najistotniejszych zagadnień dla funkcjonowania spółki.
Kto może zwołać zgromadzenie
Co do zasady, zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zwołuje jej zarząd (art. 235 par. 1 k.s.h.). Może uczynić to z własnej inicjatywy, jak również na żądanie rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej spółki, o ile w danej spółce taki organ ustanowiono (art. 235 par. 2 k.s.h.), a także innych osób, jeżeli umowa spółki przyznaje im takie prawo (art. 235 par. 3 k.s.h.). Najczęściej osobami takimi są wspólnicy spółki. Oczywiście, w sytuacji, w której zarząd spółki pozostaje w stałym kontakcie i dobrych stosunkach ze wspólnikami, z nieformalnymi propozycjami zwołania zgromadzenia wspólników mogą również występować wspólnicy spółki, którym umowa spółki takiego uprawnienia nie przyznaje. Natomiast w sytuacji, w której wspólnik z różnych przyczyn nie może liczyć na współpracę zarządu i zwołanie zgromadzenia „z inicjatywy zarządu”, a de facto na prośbę wspólnika – przysługuje takiemu wspólnikowi prawo wystąpienia z formalnym żądaniem zwołania nadzwyczajnego (i tylko nadzwyczajnego) zgromadzenia wspólników spółki. Artykuł 236 par. 1 k.s.h., przyznający takie prawo wspólnikom, stanowi, iż z żądaniem takim mogą występować jedynie wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego. Dopiero umowa spółki może przewidywać, iż uprawnienie to przysługuje także wspólnikom o mniejszym udziale w kapitale zakładowym (art. 236 par. 2 k.s.h.). A zatem w braku stosownych postanowień umowy spółki, wspólnik posiadający poniżej 10 proc. udziałów w kapitale zakładowym spółki i pragnący doprowadzić do zwołania zgromadzenia wspólników powinien podjąć w tym celu współpracę z innymi wspólnikami, aby wspólnie wystosować żądanie do zarządu.
Żądanie na piśmie
Ważnym zagadnieniem jest sposób i moment przedłożenia zarządowi żądania zwołania zgromadzenia wspólników. Stosownie do treści art. 236 par. 1 k.s.h., żądanie musi zostać wystosowane na piśmie, a zarząd musi otrzymać je najpóźniej na miesiąc przed proponowanym zgromadzeniem wspólników. Dyskusyjne jest, jakie konsekwencje ma niezachowanie tradycyjnie rozumianej formy pisemnej dla skuteczności przedłożenia żądania zarządowi – na przykład czy skuteczne będzie przesłanie stosownego żądania, podpisanego przez wspólnika (wspólników) faksem albo (w formie skanu) e-mailem. Wydaje się, iż we współczesnych warunkach, kiedy elektroniczne środki komunikacji stają się zwyczajnym elementem praktyk korporacyjnych, można co do zasady uznać, iż otrzymanie przez zarząd faksu lub skanu podpisanego żądania (potwierdzające wszak, iż żądanie zostało przez wspólnika lub jego przedstawicieli podpisane) jest skutecznym sposobem przedłożenia zarządowi żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, o ile zostało dokonane w terminie, a wspólnik ma możliwość przedłożenia zarządowi pisemnego oryginału żądania w terminie późniejszym. Nie ulega natomiast wątpliwości, że wystarczy doręczyć żądanie tylko jednemu członkowi zarządu spółki, aby wiązało ono zarząd. Wynika to z treści art. 205 par. 2 k.s.h., który stanowi, iż doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu, niezależnie od przyjętych zasad reprezentacji. Co do terminu przedłożenia żądania zarządowi, należy pamiętać, iż terminy w k.s.h. oblicza się według zasad ogólnych ustanowionych w kodeksie cywilnym, a zatem, aby na przykład skutecznie żądać zwołania zgromadzenia wspólników na dzień 20 marca 2010 r., żądanie jego zwołania należy przedłożyć zarządowi najpóźniej 19 lutego 2010 r., gdyż termin, w którym żądanie zostaje zarządowi przedłożone, nie jest wliczany do terminu miesięcznego.
Odmowa tylko wyjątkowo
Zarząd jest związany żądaniem zwołania zgromadzenia wspólników, wystosowanym czy to przez radę nadzorczą, komisję rewizyjną lub inną uprawnioną osobę (art. 235 par. 2 k.s.h.), czy to przez wspólników spełniających przesłanki z art. 236 par. 1 k.s.h. Odmowa zwołania zgromadzenia może nastąpić tylko w wyjątkowych przypadkach – na przykład nękania spółki bezustannymi żądaniami zwołania zgromadzeń wspólników w sprawach błahych lub wręcz nieobjętych kompetencją zgromadzenia. Zarząd co do zasady nie ma jednak prawa ingerować w prawo wspólników do decydowania o sprawach spółki. Dlatego też w przypadku odmowy zwołania zgromadzenia wspólników przez zarząd (lub po prostu niepodjęcia stosownych działań), możliwe jest jego zwołanie z pominięciem zarządu.
Jeżeli żądanie zwołania wystosowała rada nadzorcza, komisja rewizyjna lub inna uprawniona osoba, mogą one zwołać zgromadzenie wspólników samodzielnie. Wspólnicy natomiast nie mają takiego prawa. W przypadku nieuwzględnienia przez zarząd ich żądania w okresie dwóch tygodni od jego przedłożenia mogą oni zwrócić się do sądu rejestrowego, właściwego dla spółki, o upoważnienie do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Należy zwrócić uwagę na fakt, iż sąd rejestrowy nie jest związany żądaniem wspólników, a ponadto przed upoważnieniem wspólników do zwołania zgromadzenia powinien wezwać zarząd do złożenia odpowiedniego oświadczenia (art. 237 par. 1 k.s.h.).
Za nieprawidłową należy uznać natomiast stosowaną w niektórych polskich spółkach praktykę „zwoływania zgromadzeń wspólników” przez... zgromadzenie wspólników (w formie uchwały o zwołaniu kolejnego zgromadzenia). Uprawnienie takie k.s.h. przyznaje jedynie akcjonariuszom spółki akcyjnej, reprezentującym co najmniej połowę kapitału zakładowego lub połowę głosów w spółce (art. 399 par. 3 k.s.h.). Przepisy odnoszące się do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością takiego uprawnienia wspólnikom tej ostatniej nie przyznają – a zatem uchwały o zwołaniu kolejnego zgromadzenia wspólników przez poprzednie zgromadzenie powinny być traktowane jako niezgodne z prawem. Z drugiej jednak strony, wystosowanie przez zarząd spółki zaproszeń na zgromadzenie wspólników zgodnie z właśnie tak podjętą uchwałą w pewien sposób „konwaliduje” jej nieprawidłowość – zwołane na jej podstawie zgromadzenie wspólników będzie bowiem ważne, a podważanie jego uchwał będzie możliwe tylko wtedy, gdy uda się udowodnić, iż uchybienie formalne miało rzeczywisty wpływ na treść uchwał zgromadzenia.
Bez potwierdzenia odbioru
W procesie zwoływania zgromadzenia należy odróżnić decyzję zarządu w przedmiocie zwołania zgromadzenia (podejmowaną w formie uchwały zarządu w trybie i większością przewidzianą dla wszelkich innych uchwał zarządu) od zaproszeń na zgromadzenie, adresowanych do wspólników. Kodeks wyraźnie wskazuje, iż zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek kurierskich, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników (art. 238 par. 1 k.s.h.). Zrezygnowano natomiast po ostatnich nowelizacjach k.s.h. z wymogu potwierdzenia odbioru zaproszenia dla jego skuteczności. Możliwe jest także wysyłanie zaproszeń drogą elektroniczną, jeżeli dany wspólnik uprzednio wyraził na taką formę pisemną zgodę, a także w inny sposób, jeżeli przewidziano to w umowie spółki (na przykład telefonicznie, faksem, przez pracownika spółki itp.). Jeżeli umowa spółki przewiduje zwoływanie zgromadzeń drogą elektroniczną, należy przyjąć, że odrębna pisemna zgoda każdego wspólnika nie jest już wymagana.
Umowa spółki może oczywiście nakazywać wcześniejszy termin rozesłania zaproszeń, jednak w każdym razie zarząd powinien mieć świadomość, że określony czy to w ustawie, czy to w umowie spółki termin na wysłanie zaproszeń zostaje zachowany, jeżeli zgromadzenie jest zwołane na następny dzień po upływie przewidzianego terminu (na przykład, aby ważnie zwołać zgromadzenie wspólników na środę, 17 marca 2010 r., zarząd powinien wysłać zaproszenia do wspólników najpóźniej we wtorek, 2 marca 2010 r.). Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego, który w wyroku z 8 lutego 2008 r. (sygn. akt I CSN 399/07, opubl. OSNC-ZD 2008/4/115, Biul.SN 2008/6/15) stwierdził, że przewidziany w art. 238 par. 1 k.s.h. minimalny dwutygodniowy termin na zwołanie zgromadzenia wspólników zostaje zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia wspólników”. Zaproszenia wysyła się do wspólników znanych zarządowi, na ujawnione przez nich adresy (co do zasady, informacje te powinny zostać ujawnione w księdze udziałów, jednakże jeżeli zarządowi znane są np. zmiany adresu wspólnika, to dla uzyskania pewności co do prawidłowego zawiadomienia wspólnika powinien wysłać zaproszenie zarówno na adres ujawniony w księdze udziałów, jak i na inny adres, znany zarządowi z innych źródeł).
Co w zaproszeniu
W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad (art. 238 par. 2 k.s.h.). Pojęcie „miejsce zgromadzenia” należy w tym miejscu odróżnić od siedziby spółki, w której co do zasady powinno odbywać się zgromadzenie (art. 234 par. 1 k.s.h.). Siedzibą spółki jest bowiem miejscowość i to w tej miejscowości, w braku odmiennych postanowień umowy spółki lub pisemnej zgody wszystkich wspólników, powinno odbywać się zgromadzenie wspólników. Natomiast samo miejsce odbycia się zgromadzenia na terenie miejscowości, stanowiącej siedzibę spółki (ewentualnie innej miejscowości na terytorium Polski wskazanej w umowie spółki lub wybranej przez wspólników), jest w zasadzie dowolne (w szczególności nie musi nim być należący do spółki budynek lub lokal). Wytyczne dotyczące szczegółowości porządku obrad ustanowił Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 2009 r. (sygn. akt I CSK 406/08, opubl. LEX nr 510991), stwierdzając między innymi, że:
Kto składa podpisy
Kodeks nie precyzuje, czy dla ważności zaproszenia wymagane jest jego podpisanie przez wszystkich członków zarządu, liczbę członków zarządu w sposób zgodny z zasadami reprezentacji spółki, czy też na przykład tylko jednego członka zarządu (mimo iż umowa spółki przewiduje reprezentację łączną). O ile oczywiście podpisanie zaproszenia przez wszystkich członków zarządu jest wskazane, o tyle z przyczyn technicznych może być dosyć często utrudnione. Dlatego wystarczy podpisanie zaproszenia zgodnie z zasadami reprezentacji spółki, a nawet przez tylko jednego członka zarządu – uznaje się bowiem, że samo zaproszenie na zgromadzenie wspólników ma charakter czynności technicznej, wchodzącej w zakres zwykłego zarządu spółki, a do podejmowania takich czynności uprawniony jest samodzielnie każdy członek zarządu (art. 208 par. 2 i par. 3 k.s.h.).
Bez formalnego zwołania
W sytuacji gdy wszyscy wspólnicy są zgodni co do konieczności podjęcia pewnych uchwał, mogą odbyć zgromadzenie wspólników bez jego formalnego zwoływania za pośrednictwem zarządu. Na zgromadzeniu takim musi być reprezentowany cały kapitał zakładowy, a nikt z obecnych nie może wnieść sprzeciwu co do samego faktu odbycia się zgromadzenia bez formalnego zwołania, jak również wobec poszczególnych punktów zaproponowanego porządku obrad.
Po spełnieniu powyższych przesłanek, czy to zwołane, czy też odbywane bez formalnego zwołania, zgromadzenie wspólników może rozpocząć swoje obrady.
Podstawa prawna: Ustawa z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, 16 lutego 2010