Psychologia w tle Compliance – jak ludzka psychika wpływa na działanie?

Zarządzanie ryzykiem braku zgodność w organizacji dotyczy przede wszystkim zarządzania zachowaniami ludzi, którzy w niej pracują. W każdym projekcie uwzględniającym zmianę sposobu działania pracowników należy podkreślić wartość, jaką niesie za sobą proponowana zmiana. Pomimo jednak, że odwołanie do wartości stanowi podstawę motywacji, pracownicy często działają wciąż niezgodnie z ustalonymi zasadami. Dlaczego tak się dzieje?

Paul Eccleson z International Compliance Association przekonuje, że na to pytanie może odpowiedzieć psychologia. Umiejętność zdiagnozowania przyczyn nieprawidłowości, nie tylko organizacyjnych, ale także psychologicznych, prowadzi do wdrożenia właściwych działań naprawczych.

Przy komunikacji w zakresie compliance warto wziąć pod uwagę, że ludzie wybierają informacje, i szukają wzorców w danych, które potwierdzają ich istniejące przekonania. Zjawisko to jest nazywane efektem potwierdzenia. Efekt ten może prowadzić do powielania własnych oraz wzajemnych błędów w działaniach Pracowników. W związku z tym, w komunikacji dotyczącej compliance warto użyć informacji medialnych – np. wysoką częstotliwość powstawania nowych aktów prawnych w Polsce, która generuje wysokie ryzyko braku zgodności poprzez brak znajomości obowiązujących przepisów. Można także odwołać się do znanych przypadków nieprawidłowości.

W organizacji mogą pojawić się jednostki, które nie zgadzają się z przyjętymi zasadami i poddają pod wątpliwość konieczność ich przestrzegania. Działanie tych osób może prowadzić do milczącego braku przestrzegania zasad w organizacji. Pozostali pracownicy bowiem łatwiej zgodzą się z przekonaniem o wadliwości procesu, niż o jego skuteczności. Bardzo ważne jest, aby te osoby zgłaszały swoje wątpliwości do specjalistów ds. zgodności w organizacji, np. do Compliance Officera. Konieczne jest więc podkreślanie niezależności tych specjalistów w komunikacji z pracownikami, możliwości kwestionowania przez nich przyjętych norm, zgodnie z oczekiwaniami pracowników, i oferowania alternatywnych rozwiązań.

W zapobieganiu nieprawidłowościom wewnętrznym ważne jest nie tylko wewnętrzne przekonanie pracowników o szkodliwości tych nieprawidłowości, ale także obiektywna weryfikacja stosowania przyjętych zasad. Z pomocą mogą przyjść nowe rozwiązania technologiczne – niekiedy bowiem, pomimo twierdzenia zgodności działań z prawem i zasadami etyki, nowe technologie są w stanie wykazać, że jesteśmy w błędzie. Świetnie ilustruje to przykład algorytmu rekrutacyjnego Amazona. Firma deklarowała, że traktuje swoich pracowników w sposób pozbawiony uprzedzeń i wystrzega się dyskryminacji. A jednak okazało się, że zastosowany do celów rekrutacyjnych algorytm powielał uprzedzenia i dyskryminował określone grupy pracowników w procesie rekrutacji.

Stabilne wdrożenie zmian w działaniach pracowników wymaga czasu. Wzięcie pod uwagę opisanych mechanizmów pozwala lepiej zrozumieć zachowania pracowników oraz powody działania niezgodnego z wewnętrznie ustalonymi zasadami, przez co możliwe jest stworzenie etycznej i kontrolowanej kultury w organizacji.