Whistleblowing. Nowy obowiązek prawny czy nowa jakość w Twojej firmie?

Czym jest Whistleblowing?

Whistleblowing to raportowanie nadużyć pracodawców wobec pracowników (whistleblowing wewnętrzny). Może być jednak także rozumiane jako narzędzie zwalczania braku zgodności działań firmy z przepisami ją obowiązującymi (whistleblowing zewnętrzny).

W mediach mówi się, że nadchodzący rok to będzie rok whistleblowingu. Powodów ku temu jest wiele. Rok do roku obserwuje się wzrost liczby nieprawidłowości wewnętrznych, niezależnie od branż. Liczba nieprawidłowości rośnie szczególnie w dobie pandemii.

Wzrost ryzyka korupcyjnego a whistleblowing

Jak poinformowało Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), 43 proc. badanych firm zaobserwowało zauważalny wzrost ryzyka korupcyjnego już w maju 2020 r., a 72 proc. firm spodziewa się jego kolejnego wzrostu w następnych miesiącach. Dla porównania 86 proc. firm zauważa wzrost ryzyka nadużyć ze strony kontrahentów i partnerów biznesowych, takich jak na przykład overbilling. Z drugiej strony wartość ryzyka określonych nieprawidłowości zależy od branży. Jak podaje Euromonitor International, wartość konsumpcji na globalnym rynku mebli w 2017 r. wyniosła ponad 370 mld dol., a od tego roku wartość ta stale rośnie. Zgodnie z raportem Polskiego Funduszu Rozwoju na temat sukcesu polskiej branży meblarskiej, Polska jest obecnie drugim największym eksporterem mebli na świecie. Rosnący rynek oznacza większe pieniądze, a tym samym większe ryzyko. W reakcji na to rośnie także chęć i dążenie świadków nieprawidłowości do ich ujawniania. Odpowiedzią na wzrost nieprawidłowości wewnętrznych mają być znaczące zmiany prawne. Polska ma czas do grudnia 2021 r. na wdrożenie założeń unijnej dyrektywy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, potocznie zwanej dyrektywą whistleblowingową, która ujednolica przepisy dotyczące ochrony sygnalistów na terenie UE. Do końca roku powstanie więc w Polsce regulacja prawna dotycząca whistleblowingu. Co to oznacza dla Twojej firmy?

Whistleblowing, sygnalista, działania odwetowe?

Pojęcia, które musisz znać w 2021 r. Whistleblowing, z ang. dmuchanie w gwizdek, oznacza zgłaszanie podejrzewanych lub zaobserwowanych nieprawidłowości. W praktyce termin ten oznacza jednak o wiele więcej. Zgłoszenie (podejrzenia) nieprawidłowości w systemie whistleblowingowym firmy może zostać dokonane wewnętrznie, a więc za pośrednictwem dedykowanego kanału (może to być np. wyznaczony adres e-mail lub nowoczesna platforma whistleblowingową). Osoby, które dokonują zgłoszenia, nazywa się sygnalistami. Sygnalistą może być każda osoba, która w związku ze swoją pracą lub innego rodzaju działaniem dla organizacji zaobserwowała w niej nieprawidłowości i zdecydowała się je zgłosić. Sygnaliści mogą doświadczać negatywnych konsekwencji tego, że w dobrej wierze dokonują zgłoszenia nieprawidłowości, np. mogą zostać zwolnieni z pracy, może nie zostać im przyznana należna premia, mogą doświadczać mobbingu lub innych form dyskryminacji. Takie działania nazywa się działaniami odwetowymi. W świadomości społecznej sygnaliści postrzegani są często bardzo negatywnie - jako donosiciele. W realiach polskich budzi to niekiedy dodatkowo skojarzenia z donosicielami działającymi na rzecz Służby Bezpieczeństwa ustroju komunistycznego. Skojarzenie to jest oczywiście błędne. Sygnalistą, któremu powinna przysługiwać ochrona prawna czy ochrona ze strony pracodawcy, jest osoba, która dokonując zgłoszenia, ma na celu dobro organizacji i nie oczekuje korzyści osobistych w zamian za zgłoszenie. Aby zapewnić sygnalistom należytą ochronę, tj. poufność ich tożsamości lub anonimowość, w organizacji wdraża się tzw. system whistleblo-wingowy. Na system ten składają się procedury wewnętrzne, regulujące funkcjonowanie wewnętrznych kanałów zgłoszeń, osoby odpowiedzialne za ich przyjmowanie i rozpatrywanie oraz przeprowadzanie dochodzeń wewnętrznych, a także dedykowane środki w systemie, np. zewnętrzna platforma zgłoszeniowa. Za pośrednictwem takiej platformy sygnaliści mogą dokonać zgłoszenia anonimowo, dzięki czemu zapewniona jest im ochrona przed działaniami odwetowymi, a zgłoszenia rozpatruje wstępnie i przekazuje do organizacji zewnętrzny specjalista.

Artykuł autorstwa ekspertek z zespołu compliance: Julii Besz, Associate, oraz Klaudii Sałdan, Associate, przeczytają Państwo w magazynie Meblarstwo.