Pandemia koronawirusa przyspieszyła tempo zmian w modelu świadczenia pracy na całym świecie. Trudności w zapewnieniu pracownikom dotychczasowego, stacjonarnego, miejsca pracy i brak możliwości bezpośredniego kontaktu z załogą wymusiły na wielu pracodawcach szybsze dostosowanie się do tzw. „nowej normalności”. Ta z kolei wymusiła znaczną digitalizację procesów pracy.

I tak, tradycyjna forma podpisywania dokumentacji pracowniczej polegająca na wymianie dokumentów podpisanych własnoręcznie przez pracownika i pracodawcę, okazała się być narzędziem niedostosowanym do modelu świadczenia pracy w sposób zdalny. Brak fizycznej obecności pracowników w biurze niejednokrotnie uniemożliwiał bowiem pracodawcom wręczanie pracownikom dokumentacji pracowniczej (np. umowy o pracę czy dokumentów rozwiązujących stosunek pracy).

Wszystko to spowodowało potrzebę znalezienia rozwiązania, które ułatwiłoby organizację procesu podpisywania dokumentów, przy jednoczesnym zapewnieniu jego pełnej zgodności z przepisami. I tu z pomocą przyszedł kwalifikowany podpis elektroniczny, który, choć obecny w polskim obrocie już od 2016 r., dopiero w czasie pandemii zyskał na popularności.

Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

Mówiąc w skrócie – kwalifikowany podpis elektroniczny jest podpisem równoważnym podpisowi własnoręcznemu. Innymi słowy, wszędzie tam gdzie przepisy (lub umowa stron) wymagają formy pisemnej, zamiast podpisu własnoręcznego można posłużyć się właśnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Aby podpis elektroniczny można było uznać za kwalifikowany, musi on spełniać łącznie trzy warunki:

• musi być zaawansowany, tj. powinien umożliwiać ustalenie tożsamości podpisującego i być do takiej osoby unikalnie przyporządkowany;
• musi opierać się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego, oraz
• musi być składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego (np. tokenu USB).

Podpis elektroniczny spełniający ww. wymagania można nabyć wyłącznie u kilku certyfikowanych podmiotów (tzw. kwalifikowanych dostawców usług zaufania – ich lista jest dostępna na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji). W zależności od dostawcy i wybranego pakietu, podpis można nabyć na okres od 1 roku do 3 lat.

Co jednak ważne, szczególnie dla firm należących do międzynarodowych grup kapitałowych, pracodawcy mogą również posługiwać się podpisem kwalifikowanym wydanym przez dostawcę z innego kraju UE. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany w jednym państwie człon­kowskim jest bowiem uznawany za taki podpis we wszystkich pozostałych państwach członkowskich. Lista certyfikowanych podmiotów działających w poszczególnych krajach UE jest dostępna na stronie internetowej Komisji Europejskiej. Komisja Europejska udostępnia również praktyczne narzędzie umożliwiające sprawdzenie, czy dany podpis elektroniczny spełnia wymagania podpisu kwalifikowanego. W tym celu wystarczające jest wgranie dokumentu zawierającego próbkę podpisu w przeznaczonym do tego miejscu.

Dalszą część artykułu Pauliny Janas, Senior Associate, z Praktyki Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych przeczytają Państwo w październikowym wydaniu magazynu "HR na szpilkach", który jest dostępny pod linkiem.