Kalkując ryczałt z tytułu zwrotu kosztów pracy zdalnej należy przyjąć faktyczne ceny energii elektrycznej czy łączy internetowych w okolicy, w której mieszkają pracownicy. Ale ustalona stawka musi odpowiadać tylko przewidywanym, a nie faktycznym kosztom.

ŁATWIEJ WYPŁACAĆ RYCZAŁT

- W jaki sposób należy obliczyć należny pracownikowi zdalnemu zwrot kosztów energii i internetu? Czy pracownik powinien dostarczyć faktury za te media?

Nowe przepisy mówią, że pracodawca ma generalny obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Możliwe są dwie formuły pokrycia tych kosztów – albo oparcie się o rzeczywiste koszty, albo określenie ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom energii i internetu ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Zdecydowana większość pracodawców (jeśli nie prawie wszyscy), przygotowujących obecnie regulaminy pracy zdalnej albo negocjujących ze związkami zawodowymi porozumienie w tej materii, wprowadza ryczałt jako formę zwrotu kosztów pracy zdalnej. Powód jest oczywisty – ryczałt jest wygodniejszą formą zwrotu kosztów, niewymagającą szczegółowego kalkulowania energii zużytej przez pracownika w wyniku wykonywania pracy w domu.

Moim zdaniem przy ustalaniu ryczałtu firmy mogą, ale nie muszą bazować na rachunkach za energię elektryczną czy za internet, jakie mogliby dostarczyć pracownicy.

Prywatny rachunek za energię w gospodarstwie domowym pracownika mówi o tym, ile jego gospodarstwo zużywa energii w miesiącu, nie zaś o tym, jaka część tego zużycia spowodowana jest wykonywaniem pracy zdalnej w domu pracownika. Pracodawca nie potrzebuje też szczegółowej informacji o taryfie za energię elektryczną, jaką objęty jest pracownik. Moim zdaniem wystarczy, jeśli firma oprze się przy kalkulacji ryczałtu na średnich cenach rynkowych prądu w miejscu zamieszkania pracownika, oraz na założeniu o średnim zużyciu energii przez urządzenia używane do pracy zdalnej i średnim zużyciu energii przez typowe oświetlenie stanowiska pracy. Takie kalkulatory można już łatwo znaleźć w internecie.

Natomiast co do kosztów internetu, to sprawa wydaje się nawet łatwiejsza. Miesięczny koszt internetu w gospodarstwie domowym pracownika jest opłatą de facto za dostęp i za przepustowość łącza. Pracownicy z reguły płacą tę samą stawkę za internet bez względu na to, ile czasu spędzają przed komputerem. Oczywiście informacja o tym, ile pracownik płaci miesięcznie za internet, jest cenna – można wówczas nałożyć na tę kwotę jakiś współczynnik czasu pracy (8 godzin x liczba dni roboczych w miesiącu). Niemniej w praktyce pracodawcy mogą, moim zdaniem, bazować na średniej cenie łącza internetowego w ich miejscowości.

Słowem – pracodawcy mogą prosić pracowników o dostarczenie rachunków za prąd i internet, niemniej wydaje się to mało praktycznym rozwiązaniem.

[...]

Cały artykuł Bogusława Kapłona, Partnera z Praktyki Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, dostępny jest w serwisie Rzeczpospolitej.