Marcin Kuliński, Radca Prawny w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka w rozmowie z Agnieszką Pokojską. 

Niepodpisanie sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono obowiązki w zakresie rachunkowości musi być uzasadnione pisemnie. Należy jednak pamiętać, że brak podpisu może uniemożliwić jego skuteczne złożenie w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Podstawa prawna:
USTAWA z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości Dziennik Ustaw rok 2009 nr 152 poz. 1223 z późn. zm. 

Agnieszka Pokojska*:
Sprawozdanie finansowe, w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, podmioty sporządzają do 31 marca. Musi je podpisać m.in. osoba, której powierzono obowiązki w zakresie rachunkowości spółki. Co to oznacza?

Marcin Kuliński:*
Podpisanie sprawozdania oznacza akceptację jego treści i przyjęcie na siebie odpowiedzialności za liczby i wartości w nim wskazane. To o tyle istotne, że sprawozdanie podpisuje osoba, która prowadzi księgi w momencie jego tworzenia. Z prawnego punktu widzenia nie ma znaczenia, czy osoba ta prowadziła księgi w okresie objętym sprawozdaniem. Jednocześnie zasadą jest, że odmowa podpisania wymaga pisemnego uzasadnienia.

Może się jednak zdarzyć, że na przełomie roku taka osoba się zmienia. Na przykład obowiązki w zakresie rachunkowości powierzono w 2010 roku jednej osobie, a sprawozdanie za ten okres sporządza już kolejna. Czy w takim przypadku odmowa podpisania sprawozdania za 2010 roku będzie miała negatywne skutki dla spółki?

Takie uzasadnienie odmowy złożenia podpisu nie objaśnia w istocie rzeczy jej przyczyn. Czy należy je rozumieć tak, że brak odpowiedzialności za prowadzenie w przeszłości ksiąg utożsamiamy z brakiem zaufania do poprzedniego księgowego? A jeśli tak, to czy taki brak zaufania motywowany jest podejrzeniem konkretnych nieprawidłowości, czy tylko zwykłą niewiedzą o sposobie prowadzenia ksiąg spółki? Nawet jeśli uznamy, że podana przyczyna odmowy podpisu może być akceptowalna, to nie zmienia to faktu, że spółka znajdzie się wówczas w sytuacji, w której nie został wypełniony obowiązek ustawowy.

Co w takiej sytuacji ze sporządzonym sprawozdaniem?

Odmowa złożenia podpisu pod sprawozdaniem nie pociąga za sobą konieczności przygotowania nowego sprawozdania - choć wiele zależy od przyczyn odmowy. Jednak ostateczna ocena sprawozdania należy do wspólników. To oni decydują, czy pomimo odmowy sprawozdanie należy zatwierdzić i jak spółka powinna zareagować na odmowę podpisania.
W praktyce odmowa może skomplikować proces zatwierdzenia sprawozdania, zwłaszcza, jeśli odmowa następuje przed przekazaniem sprawozdania audytorowi. Choć w praktyce audytorzy badają zwykle wersje wstępne sprawozdań. Odmowa podpisania przez księgowego może pociągnąć za sobą odmowę ze strony zarządu spółki.

Jak natomiast odmowa podpisu przez księgowego może wpływać na zatwierdzenie sprawozdania przez wspólników?

Podane uzasadnienie odmowy może być uznane za przejaw kwestionowania zasad prowadzenia ksiąg – nawet mimo braku podania merytorycznych argumentów. Wspólnicy mogą to ocenić jako poważny sygnał, że księgowi nie mają jednolitej wizji realizacji zasad polityki księgowej, tym dobitniejszy, jeśli odmowa dotyczy sprawozdania poddanego już badaniu przez audytora.
W normalnej sytuacji można wyobrazić sobie, że obawy nowego księgowego mogą zostać rozwiane właśnie na skutek audytu, który potwierdzi rzetelność ksiąg. Taka ocena dokonana przez podmiot niezależny mogłaby skłonić księgowego do zmiany zdania i podpisania sprawozdania. Gdyby jednak mimo tego nowy księgowy zdecydował się na tak dobitne wyrażenie braku swojej zgody na treść sprawozdania, świadczyłoby to o poważniejszym kryzysie.

Jeżeli jednak sprawozdanie zostanie przez nich zatwierdzone to mogą się pojawić problemy formalne?

Tak. Można się spodziewać kłopotów ze skutecznym złożeniem sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowy. Jest to jednocześnie sygnał dla audytora i władz skarbowych, że być może księgi spółki nie są prowadzone prawidłowo.
Brak sprawozdania może również opóźnić - bądź nawet uniemożliwić - wykonanie umownych zobowiązań informacyjnych wobec np. banków finansujących działalność spółki, czy obowiązków publikacyjnych spółki – emitenta papierów wartościowych.
Negatywnych skutków odmowy można poszukiwać także w sferze „wewnętrznych” relacji w spółce.

Jakie to skutki?

Księgowy zasadniczo nie jest odpowiedzialny za księgowość spółki na zasadach tożsamych z zarządem spółki. To na zarządzie spoczywa odpowiedzialność za zapewnienie, by zmiana księgowego przebiegała w sposób w miarę możliwości jak najmniej zakłócony. Zarząd powinien zadbać, by w umowie z księgowym znalazły się postanowienia dotyczące czasu trwania umowy, okresu wypowiedzenia czy jego obowiązków. W tym sensie wspólnicy mogą negatywnie oceniać postępowanie zarządu, który dopuścił do sytuacji, w której nie ma płynnej kontynuacji obsługi księgowej.

Źródło: www.ksiegowosc.gazetaprawna.pl, 11 marca 2011