Gdzie znajdę przystępnie podane, różnorodne informacje prawne?

Centrum prasowe DZP.

Czy biznes "bez umów" jest faktycznie bez umów?

19.03.2019

Autorzy:
Filip Krężel

Prowadzenie działalności B2B "bez umów" jest zjawiskiem częstym, mającym znaczenie prawne oraz uzasadnionym z uwagi na dynamikę relacji gospodarczych. Może jednak prowadzić do niepewności treści stosunku prawnego, w tym nawet prawa właściwego dla danej umowy.

W naszej praktyce bardzo często zdarza się, że klienci, którzy posiadają zakłady produkcyjne, informują nas, że w swojej działalności nie zawierają umów z kontrahentami, a działają z nimi wyłącznie na podstawie zamówień lub faktur. W pewnym zakresie możemy się z naszymi klientami zgodzić - faktycznie nie posiadają oni standardowych, pisemnych umów, lecz pomimo to umowy zostały zawarte.

Czym jest więc umowa?

Na pewno w potocznym rozumieniu tego słowa może to być dokument, zwykła kartka papieru z zapisanymi uzgodnieniami i podpisami stron. Może to być także uścisk dłoni dwóch kolegów, którzy umawiają się na sprzedaż samochodu (umowa ustna). W tym kontekście należy wskazać, że prawo nie definiuje pojęcia "umowy" czy terminu "zawarcia umowy". Na bazie istniejących przepisów, orzeczeń oraz myśli prawniczej sformułowano jednak pewne definicje tych pojęć. Jedną jest postrzeganie umowy jako mniej lub bardziej sformalizowanego procesu lub zespołu działań. W wyniku tych działań dochodzi do zawarcia umowy. Przykładowo: kontrahenci w celu zawarcia umowy najpierw wysyłają zaproszenia do rozmów, zbierają oferty, negocjują je, a następnie podpisują wynegocjowany dokument, który zawiera w sobie ich ostateczne ustalenia. Istotnie sformalizowany proces czynności składających się na zawarcie umowy został uregulowany w Prawie zamówień publicznych. Czynności te są istotne z prawnego punktu widzenia, gdyż stanowią oświadczenia woli stron i kształtują porządek prawny pomiędzy tymi stronami.

Ponadto bardzo często zdarza się, że do zawarcia umowy dochodzi przed jej faktycznym spisaniem i podpisaniem. Jest tak, gdy w toku negocjacji strony ustalą wszystkie istotne warunki umowy, a dana czynność nie wymaga szczególnej formy prawnej dla swej ważności. Jako przykład można wskazać ustne ustalenia stron co do warunków sprzedaży materiałów do produkcji mebli. Jeżeli do takich ustaleń dojdzie, to umowę należy uznać za zawartą. Jednakże z uwagi na pewność obrotu, w tym także kwestie dowodowe, praktykowane jest zawarcie umowy w formie pisemnej lub dokumentowej (tj. w uproszczeniu: jakiejkolwiek utrwalonej formie). Dodatkowo, profesjonalne umowy zawierają stosowne klauzule eliminujące ryzyko powoływania się kontrahentów na ustalenia poczynione podczas negocjacji, a nie wyrażone wprost w umowie (rozumianej jako dokument, który je wieńczył).

Ciekawostką jest także, że prawo dopuszcza sytuację, w której po zawarciu ustnej umowy między kontrahentami jeden z kontrahentów przesyła (np. mailowe) podsumowanie dokonanych ustaleń, które zmienia nieistotne elementy jej treści (istotność lub jej brak może być przedmiotem sporów), a odbiorca takiego podsumowania niezwłocznie mu się nie przeciwstawi, to umowa zostanie zawarta zgodnie z treścią zawartą w przesłanym podsumowaniu. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku zmieniającej odpowiedzi na ofertę, którą to odpowiedź poczytuje się za jej przyjęcie i w konsekwencji zawarcie umowy, nawet jeżeli odpowiadający na ofertę wprowadził zmiany lub uzupełnienia, które jednak nie zmieniają istotnie treści samej oferty.

Oświadczenie woli

Umowę można zawrzeć także w wyniku aukcji lub przetargu. Niemniej najprostszym i wymienionym jako pierwszy w kodeksie cywilnym (w tytule IV, dziale II zatytułowanym "Zawarcie umowy") trybem zawarcia umowy jest złożenie przez kontrahentów dwóch oświadczeń woli w postaci oferty i jej przyjęcia. Oświadczenia kontrahentów mogą być złożone na wiele sposobów, nie tylko ustnie, na piśmie lub drogą e-mailową (tj. w sposób oczywisty, wyraźny). Mogą być również złożone w sposób dorozumiany (per facta concludentia), pod warunkiem, że wola wyrażona w sposób dorozumiany ujawnia wolę składającego w sposób dostateczny (np. poprzez przystąpienie przez stronę do wykonywania umowy, zgodnie z otrzymaną ofertą). Co ciekawe, do zawarcia umowy może dojść nawet w przypadku zupełnej bierności drugiej strony. Stanie się tak w przypadku, gdy mamy do czynienia z kontrahentami pozostającymi ze sobą w stałych stosunkach gospodarczych, a jeden z nich skierował do drugiego ofertę. Jeżeli kontrahent który otrzymał ofertę w takim kontekście, bezzwłocznie nie odpowie (tj. będzie milczał), umowa zostaje zawarta. Zawarcie umowy w sposób dorozumiany lub milczący występuje bardzo często pomiędzy producentami i ich stałymi dostawcami lub głównymi odbiorcami.

Dla porządku warto jedynie wskazać, że oferta oraz oświadczenie o jej przyjęciu nie stanowią odrębnych czynności prawnych, a dopiero razem składają się na jedną czynność prawną, jaką jest umowa. Jest to stanowisko przeważające w środowisku prawniczym i w mojej ocenie słuszne. Wbrew pozorom przyjęcie odmiennego poglądu nie miałoby charakteru wyłącznie dogmatycznego, ale także wymierny skutek praktyczny, jednak nie będę się nad tym rozpisywać dalej w niniejszym artykule, a pozostawię to ciekawości czytelników.

Podsumowując, można wskazać, że prowadzenie działalności B2B "bez umów" jest zjawiskiem częstym, mającym znaczenie prawne (tj. takim, w którym faktycznie dochodzi do zawarcia umów) oraz uzasadnionym z uwagi na dynamikę relacji gospodarczych. Może jednak prowadzić do niepewności treści stosunku prawnego, w tym nawet prawa właściwego dla danej umowy, co może mieć miejsce w przypadku transakcji o charakterze transgranicznym. Spektrum ryzyka w obrocie międzynarodowym uległo zwiększeniu także w obliczu nadchodzącego Brexitu. Ryzyko to można zmniejszyć lub usunąć poprzez wprowadzenie i stosowanie odpowiednich ogólnych warunków umów i odwoływanie się do nich w treści korespondencji ofertowej prowadzonej z kontrahentami. Oczywiście, nawet najlepsza umowa nie zapewni nam pełnego bezpieczeństwa i nie da gwarancji braku wystąpienia (choćby bezpodstawnego) sporu z kontrahentem, dlatego słuszne jest powiedzenie, że co najmniej na równi należy traktować sposób prowadzenia biznesu (w kontekście formalnym) oraz to, z kim ten biznes prowadzimy.
 
Źródło: MEBLARSTWO Meble News, Marzec 2019